De vormen van vervanging

Incidenteel of structureel
Bij het beoordelen van vervangingstrajecten moet ook bekeken worden of het gaat om een incidentele vervanging of een structurele vervanging. 

Incidenteel (eenmalig)
Met incidenteel wordt bedoeld dat de operatie eenmalig is. Deze activiteit wordt meestal in de vorm van een project uitgevoerd. Er is dan sprake van retrospectieve vervanging. In zo'n geval komt een afgesloten blok gegevens voor vervanging in aanmerking. In gemeentelijke omgeving valt te denken aan conversietrajecten maar ook aan het scannen van bijvoorbeeld de persoonskaarten van het Bevolkingsregister . Ook het kopieren van een afgesloten archiefblokken in het semistatisch archief, bijvoorbeeld een bouwarchief, of van onderdelen vanwege technische kwaliteit zoals op slecht kringlooppapier naar genormeerd goed papier valt hieronder. 

Ook conversie- en migratietrajecten zijn als eenmalig te beschouwen.

Structureel 
Met een structureel traject wordt bedoeld dat de vervanging een onderdeel wordt van een bestaand of nieuw opgezet proces. Deze vorm heeft een meer permanent karakter. Bijvoorbeeld het scannen van ingekomen post, verzoeken om vergunningen, inkomensverklaringen, belastingaangiftes, facturen en dergelijke.

Ook combinaties zijn mogelijk. Een lopend proces wordt aangepakt en de bestaande documenten (als een vorm van achterstand) worden gesubstitueerd.

Gevolgen 
Beide vormen kennen hun eigen methode van aanpak. In het geval van incidenteel zal na de eindtest de zaak grotendeels afgerond zijn. Terwijl bij een structurele traject constant zowel op reguliere en als op onregelmatige basis controles op basis van vooraf gedefinieerde indicatoren op de betrouwbaarheid moeten worden uitgevoerd.