U bent hier

De Archiefregeling en het proces van vervanging

Het is voor iedereen misschien niet direct duidelijk hoe de relatie is tussen de Archiefregeling en het proces van vervanging . Deze relatie is niet anders als met de voorgaande Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden uit 2002. Vanwege steeds terugkerende vragen uit eigen omgeving heb ik daarom een poging gedaan aan de hand van een soort checklist inzicht in deze materie te krijgen.

Deze checklist heeft bij mij geleid tot de volgende conclusies:

  • Met de komst van de Archiefregeling is het formele proces van vervanging niet direct vereenvoudigd.
  • De Archiefregeling is niet op alle vormen van vervanging van toepassing. Daardoor is het mogelijk dat bij één en hetzelfde project, waar verschillende vormen van vervanging voorkomen, ten minste twee verschillende procedures gevolgd zullen moeten worden.
  • Lex inferior derogat legi superiori = de lagere wet ontneemt de kracht aan een hogere wet. Terwijl ik altijd dacht dat zoiets niet kon.
    De merkwaardige situatie is namelijk ontstaan dat de ook de Archiefegeling in bepaalde gevallen de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Algemene wet bestuursrecht buiten werking lijkt te plaatsen. In die gevallen is de zorgdrager volgens de Archiefregeling niet verplicht een besluit te nemen in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
  • Voor op termijn te vernietigen bescheiden moet uiteindelijk formeel een zwaardere procedure doorlopen worden. Het is misschien te overwegen om als zorgdrager de Archiefregeling op dit punt voor alle bescheiden van toepassing te verklaren.
  • De Archiefregeling is op het punt van vervanging niet van toepassing op al overgebrachte archiefbescheiden.

Met het doorlopen van de vragen is per vervangingstraject vast te stellen

  • of en wanneer alleen de Archiefwet met het Archiefbesluit van toepassing zijn en
  • wanneer de Archiefregeling een rol speelt en
  • wat de rol van een centrale catalogus zoals een zaaktypecatalogus of structuurplan informatiebeheer (of DSP) is

Over het bepalen van de volgorde van de vragen heb ik de nodige tijd gedaan. Ik heb in ieder geval geprobeerd een midden te vinden tussen een logische samenhang en de wens alle aspecten te benoemen.

Loop de checklist maar eens door. Voor commentaar en opmerkingen houd ik mij aanbevolen.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
maandag, 21 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel