Randvoorwaarden en compliance

Het belang van gegevens overstijgt altijd het belang van de techniek

Er zijn voldoende mogelijkheden om permanent te bewaren informatie veilig en duurzaam op te slaan.

Er is voldoende, gekwalificeerd personeel in dienst om het informatiebeheer adequaat vorm te geven en uit te voeren.

De organisatie hanteert voor haar informatiebeheer (open) standaarden en referentiekaders die zijn vastgesteld door standaardorganisaties, ‘erkende lichamen’ en toezichthouders.

De informatie is opgenomen in informatieobjecten zoals documenten en registers. Deze zijn te beschouwen als archiefstukken.

De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).

1. Kenmerkend is dat dit alles een begin en eind kent, waarbinnen het werk wordt uitgevoerd en informatie wordt verwerkt.
2. Dit alles gedraagt zich als een proces en wordt ook zo behandeld en vastgelegd.

Zolang het niet in strijd is met de hier geformuleerde uitgangspunten staan gebruikers, afnemers, processen en projecten bij de inrichting van het informatiebeheer centraal.

Het informatiebeheer voldoet aan toetsbare kwaliteiten. Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, controleerbaarheid, vindbaarheid en (tijdige) beschikbaarheid), authenticiteit en duurzame toegankelijkheid staan hierin centraal.

De organisatie beschikt over een actueel overzicht van processen, producten, projecten, programma’s en taken in relatie tot de organisatievorm, grondslagen, de (documentaire) informatie met locatiegegevens en (wettelijke) bewaartermijnen.

De records managementfunctie van een organisatie wordt vorm gegeven door het archiefsysteem een geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen.

De organisatie hanteert voor het informatiebeheer een op deze uitgangspunten gebaseerd kwaliteitssysteem conform artikel 16 van de Archiefregeling.

Er is geen onderscheid tussen informatie in digitale - of analoge (papieren) vorm.

De organisatie hanteert voor het informatiebeheer een consistent begrippenapparaat.

Een archiefstuk is een archiefstuk zolang het bestaat en wordt ook als zodanig behandeld.

Alle informatie die een relatie heeft met een proces, project of andere activiteit van een overheidsorganisatie valt binnen het domein van de Archiefwet 1995.