Tot de methoden ter beperking van de verwerking van persoonsgegevens zou kunnen behoren dat de geselecteerde persoonsgegevens tijdelijk naar een ander verwerkingssysteem worden overgebracht, dat de geselecteerde gegevens voor gebruikers niet beschikbaar worden gemaakt of dat gepubliceerde gegevens tijdelijk van een website worden gehaald.
Activiteiten als vernietigen, vervangen, overbrengen en vervreemden zijn te beschouwen als proces, te beschrijven in een zaaktype en uit te voeren als een zaak.
Kliko's voor te vernietigen documenten.
De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een geldende selectielijst is verstreken.
Tekst voor ee
n bijsluiter bij ICT-projecten en in acht te nemen bij besluiten/uitspraken:
De volgende woorden kunnen bij onjuiste interpretatie, verkeerde toepassing, domweg negeren van de strekking daarvan of vastzitten in het ‘papieren denkraam’ leiden tot levensbedreigende situaties, financiële schade, bestuurlijke schade, imagoschade met soms onherstelbare gevolgen en ernstige hoofdpijn.
Waardeloze stukken moeten worden vernietigd.
Vernietiging van informatie is een beheershandeling, die zoveel mogelijk transparant en controleerbaar moet plaatsvinden. Het resultaat van het feitelijk vernietigen is onomkeerbaar. Omdat onoordeelkundig vernietigen tot grote schade kan leiden voor een organisatie hebben diverse organisatie-onderdelen, maar ook individuele functionarissen, hierin een eigen verantwoordelijkheid. Zij moeten allen in de gelegenheid gesteld worden om op enig moment een aandeel te leveren in de vernietiging met de bijbehorende argumentatie.
Een opmerkelijk verhaal uit Binnenlands Bestuur van 26 November 2004. Vernietiging vindt plaats terwijl documenten op grond van de WOB worden aangevraagd. En dat door een organisatie waarvoor nog geen selectielijst is vastgesteld laat staan gepubliceerd in de Staatscourant.
Het archiefsysteem bevat de volgende processen:
Van gegevens en documenten is altijd bekend
Het gebruik van ruimten, systemen en gegevens blijft beperkt tot daarvoor gerechtigde personen.
