selectielijst

Waar hebben we het over

Elke organisatie heeft ze wel een of meer centrale systemen waar gegevens in worden opgenomen die voor allerlei doeleinden worden gebruikt. Deze registraties worden vaak aangeduid als basisregistratie of basisadministratie, een begrip als kernadministratie wordt ook wel gebruikt. Voorbeelden zijn adresbestanden, klantenbestanden, gebouwenregisters, bedrijvenregisters, dag- en nachtrapporten van polite en brandweer etc. Een heel bekend voorbeeld is van een basisadminstratie is het GBA, het digitale bevolkingsregister.

De BGT is archieftechnisch interessant omdat hier sprake is van een vorm van keteninformatie. Bronhouders als gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen etc leveren via berichtenverkeer de gegevens aan het BGT. De houder van de BGT, maar beter woord is faciliteerder, is het Kadaster. In het geheel is ook een rol weggelegd voor het SamenwerkingsVerband van Bronhouders BGT (SVB-BGT). Als houder is het Kadaster niet eigenaar van de gegevens dat blijven de bronhouders.

Zeker in het geval van particuliere archieven kan een omgekeerde selectie plaatsvinden. In dat geval wordt alleen uitgezocht wat voor permanente bewaring in aanmerking komt. Wat overblijft kan na verloop van tijd worden vernietigd, bijvoorbeeld na het verstrijken van de fiscale termijn. Bij deze methode moet wel bekend zijn wat tot de kern van een archief behoort. Hieronder een poging.

Probleem?

Samenwerken en delen van informatie in ketens komt steeds meer voorDeze tekst is grotendeels afkomstig van een notitie die ik in april 2009 heb geschreven voor de Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur. Dit leidt tot een vorm van archiefvorming die vóór de komst van ICT en tegenwoordig de opkomst van de cloudtechnieken niet mogelijk was.

Wanneer er sprake is van ketensamenwerking waarbij de overheid betrokken is zal een weg gevonden moeten worden om de verantwoordelijkheden te benoemen en een verantwoorde waardering, selectie en vernietiging uit te laten voeren. Wanneer de huidige Archiefwet hiervoor niet voldoende kaders biedt lijkt mij dit een onderdeel die bij een komende aanpassing mee te nemen is.