Het bijvoeglijke naamwoord documentair slaat niet op het zelfstandige naamwoord document maar op het werkwoord documenteren, wat vastleggen (to record) betekent, vastleggen voor gebruik en hergebruik.
Met andere woorden documentaire informatievoorziening en records management zijn twee begrippen met dezelfde strekking en lading namelijk het beheren van van vastgelegde informatie.
Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).
Het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.
Versie 11/1/2015
We must research, document, and remember – especially because the liars, the relativizers, and those who want to simply stop thinking about the events all continue in their work. Creative and heartless, they seek to bend the facts: to forget, displace, varnish over, escape from the responsibility of speaking the truth. Ultimately, not speaking the truth means ignoring the victims, including Marian Samuel.
Documentair in de context van documentaire informatievoorziening (DIV) is zoals ook het woord document afgeleid van het werkwoord documenteren, dit is het vastleggen van informatie voor gebruik en hergebruik.
Archives are documents which form part of an official transaction and were preserved for official reference.
Een boodschap overbrengen wordt moeilijk gemaakt wanneer de zender woorden gebruikt die de ontvangers in verwarring kunnen brengen. Een van die woorden is archiefwaardig. Op deze site heb ik daar al aandacht aan besteed.
Vervanging volgens de wet
Deze vorm van vervanging is van toepassing op
De manier van koppeling en herkomst van de gekoppelde gegevens dient gedocumenteerd te worden. De bewaartermijn van deze documentatie is gelijk aan de bewaartermijn van de betrokken gegevens.
Het archiefsysteem bevat de volgende processen:
Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer
1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 8 zijn vervaardigd.
