Doelbinding
De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een geldende selectielijst is verstreken.
- Lees verder over Doelbinding
- 164 keer gelezen
De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een geldende selectielijst is verstreken.
Waardeer de betrokken gegevens
Actie:
Bepaal alsnog de waarde en de bewaartermijnen, door voor het betrokken systeem uitgaande van het ondersteunde proces, project of andere activiteit het proces van waarderen uit te voeren met belanghebbenden.
De bewaartermijn van documentatie (= metadata) is gelijk aan de bewaartermijn van de informatie, de informatieobjecten en de technieken die daarmee worden beschreven.
De bewaartermijn van een verwijzing (met de onderliggende gegevens) is gelijk aan de bewaartermijn van het gegeven van waaruit verwezen wordt.
In geval van verwijzingen naar andere interne systemen worden gerelateerde gegevens als kopie in het vragende systeem opgenomen.
De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd.
Metadata op fles met olijfolie van de Aldi.
Informatie op de fles gaat niet alleen over de olie, de kwaliteit, de winkel, de producent, het gebruik en de manier van bewaring en de bewaartermijn, maar ook over de fles zelf en wat je er mee zou moeten doen op het moment dat de fles leeg is.
Te beschouwen als een verklaring.
Een organisatie kan er ook voor kiezen de bestaande gegevens te converteren of migreren, maar het origineel niet te vernietigen. Dan zijn er wel voorzieningen nodig om het oude systeem op een of andere manier beschikbaar, raadpleegbaar, leesbaar en interpreteerbaar te houden. De periode waarvoor dat geldt is gelijk aan de bewaartermijnen van de betrokken gegevens. Het oude systeem (en de betrokken gegevens) wordt dan bijvoorbeeld bevroren op het moment van overgang. Het resultaat is dan te beschouwen als een soort snapshot.
Schematische poging om weer te geven wat archief eigenlijk is, namelijk betekenisvolle informatie_over (iets).
Legenda:
Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer
De organisatie zorgt er voor dat materialen, technieken en formaten worden toegepast waarmee de betrouwbaarheid, authenticiteit en toegankelijkheid van informatie gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn is gegarandeerd.
Het doel van IT-governance is een informatievoorziening tot stand te brengen die het mogelijk maakt dat de overheid effectief en ketenbewust functioneert en optimaal presteert.