U bent hier

Home

bestandsformaat

Over documenten en bestandsformaten

Inleiding

Het beheren van digitale informatie en informatieobjecten zoals documenten en het verzekeren van het voortbestaan daarvan lijkt op het eerste gezicht eenvoudig maar schijn bedriegt. Het is eigenlijk een complexe uitdaging, waarvoor kennis op conceptueel en technisch niveau nodig is en die verder gaat dan de kennis die nodig is om deze informatie op een gegevensdrager vast te leggen.

Bestandsformaten

De wijze waarop digitale gegevens zijn of worden opgeslagen op een gegevensdrager. Het bestandsformaat verwijst naar het computerbestandsformaat beschreven door een formele - of leverancierstandaard of naar een specificatie.

Dead bunny (substitutie)

Picture a bunny. Why not? Spring is near, and Easter is only a month away. So, picture a bunny. You can cuddle it, watch its little nose twitch, listen to its heartbeat, even observe its behavior and follow it home. If you are one of those lucky creatures who speak bunny -- like computer programmers speak source code -- you can politely inquire where it's been, what it's seen and who it has spoken with."

[...]

Bestand (file)

A file is not a document in its own right, it merely describes a document that comes into existence when the file is interpreted by the program that produced it. Without this program (or equivalent software), the document is a cryptic hostage of its own encoding.

XML en PDF: Twee standaarden

Het Portable Document Format (PDF) en de eXtensible Markup Language (XML) zijn standaarden die genoemd worden in Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Reden genoeg om kort op beide in te gaan en overeenkomsten en verschillen uit te leggen.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Tags:

Documentontologie

Een poging om een ontologie van een document samen te stellen. Een document bestaat als informatieobject uit tenminste een vijftal kenmerken of elementen. Te denken valt aan inhoud, structuur, gedrag, context en techniek. Per onderdeel zijn vervolgens weer extra elementen met hun onderlinge relatie te benoemen.

De procedure omzeilen

Geen vervanging

Een organisatie kan er ook voor kiezen de bestaande gegevens te converteren of migreren, maar het origineel niet te vernietigen. Dan zijn er wel voorzieningen nodig om het oude systeem op een of andere manier beschikbaar, raadpleegbaar, leesbaar en interpreteerbaar te houden. De periode waarvoor dat geldt is gelijk aan de bewaartermijnen van de betrokken gegevens. Het oude systeem (en de betrokken gegevens) wordt dan bijvoorbeeld bevroren op het moment van overgang. Het resultaat is dan te beschouwen als een soort snapshot.

Het goede gereedschap

De organisatie zorgt er voor dat materialen, technieken en formaten worden toegepast waarmee de betrouwbaarheid, authenticiteit en toegankelijkheid van informatie gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn is gegarandeerd.

Abonneren op RSS - bestandsformaat