U bent hier

archiving by design

Beslisboom - Impact assessment Informatiebeheer (IB)

Inleiding

Zoals bij informatiebeveiliging en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is ook vanuit het informatie- en archiefmanagement een impact assessment op processen, projecten of andere activiteiten uit te voeren. Doel van de dit assessment is er voor te zorgen dat afgewogen keuzes worden gemaakt over de kwaliteit van de informatievoorziening van het geanalyseerde proces, project of andere activiteit en dat het geheel compliant is aan regelgeving, normen, standaarden.

Ordening

Bij de ordening van een archief houde men in het oog, dat de bescheiden, die de handelingen van het bestuur of zijne ambtenaren ex officio behelzen, het geraamte van het archief vormen.

De eischen eener goede registratuur

De eischen eener goede registratuur kunnen op do volgende wijze worden omschreven:

a. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan rangschikken en ordenen onverschillig welk stuk (organisatie onafhankelijk van den persoon, onpersoonlijk);

b. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan terugvinden, onverschillig welk stuk;

c. De rangschikking der stukken moet snel kunnen geschieden en het doen van nasporingen mag niet te veel tijd in beslag nemen;

Eisen archiefvorming - nut en noodzaak - toen en nu

Deze eischen zijn, dat het nieuw archief niet alleen doelmatig moet worden bewaard, doch dat de zich daarin bevindende stukken ook zoodanig zijn gerangschikt en geregistreerd, dat elk stuk op verlangen in den kortst mogelijken tijd moet kunnen worden te voorschijn gebracht en over elk onderwerp zoo vlug mogelijk alle gegevens moeten kunnen worden verstrekt, die daaromtrent uit de zich in het archief bevindende stukken te putten zijn.

Abonneren op RSS - archiving by design