We hebben het niet meer over archiveren maar over by design toegankelijk houden, preserveren of bewaren van informatie tot het weg mag.
Afbeelding komt van synoniemen.net. Het bijzondere en eigenlijk ook wel het mooie is dat in deze grafische weergave het woord archiveren niet voorkomt.
Zie ook
Op 15 november 2007 heb ik voor DIV-medewerkers in de Regio Nijmegen een presentatie gehouden over digitale archivering. In deze presentatie heb ik aandacht besteed aan de ontwikkelingen zoals de beleidsvisie Informatie op Orde, het advies Gewaardeerd verleden en standaarden. Ook heb ik suggesties gedaan ten aanzien van zaken die voor DIV nu van belang zijn.
Digitale archivering heb ik gedefinieerd als 'het integreren van de archieffunctie in de ICT'.
URL's
| Bijlage | Grootte |
|---|---|
 20071115nijmegen.ppt | 5.89 MB |
Het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.
Versie 11/1/2015
De kernboodschap van mijn verhaal is dat archiveren geen proces van het verzamelen van restjes van communicatie moet zijn, maar een actief proces van het construeren van een geheugen. In dit actieve proces dienen ambtenaren zelf een sleutelrol te hebben. Want zij creëren het geheugen van de organisatie.
During the effectuation of a process, project or other activity recording of relevant information with its context for use and reuse in usable, findable and reliable form, contained and fixed in information objects in a way that use, management and persistence of it is verifiable ensured during the retention period that does justice to the retention interests.
Zaaksgewijs werken is een begrip dat zo langzamerhand een hype en een 'must do' inhoud. Maar wat houdt het in, wat is de essentie? Gaat het echt om iets nieuws? Hieronder mijn poging tot uitleg.
De reikwijdte
Een kleine maar ingrijpende variatie op het schema dat bij de discussies rond het zaakgericht werken gebruikt wordt om het generieke proces weer te geven. De originele schema's zijn representaties van het 'papieren' paradigma. In een digitale omgeving moet dit denken echt losgelaten worden.
De laatste fase is daarom niet het archiveren maar het bewaren, bewaren en beschikbaarhouden van de informatie tot het weg mag of niet. Archiveren vindt tijdens alle fases van een proces, project of andere activiteit plaats. Het is een alomvattend proces.
Een van de grote niveauvergissingen die dreigt gemaakt te worden is het idee dat digitaliseren en digitaal werken het automatiseren van de ons bekende papieren werkelijkheid is. Veel van de oplossingen uit het papier leveren schijnoplossingen in de digitale wereld. Om deze vergissing te vermijden zal daarom fundamenteler dan we nu doen de conceptuele basis van ons vak en de bijbehorende terminologie onder de loep genomen moeten worden.
| Bijlage | Grootte |
|---|---|
 20150406Archief is - (EN).png | 1.17 MB |
 20150406Archief is - (EN).pdf | 867.31 KB |
| 20150406Archief is - (NL).png | 1.17 MB |
| 20150406Archief is - (NL).pdf | 813.9 KB |
| 20150603VanAdministratieNaarCollectie.png | 61.04 KB |
| 20150406VanAdministratieNaarCollectie_EN.png | 61.3 KB |
| KVAN15_administreren.pdf | 407.5 KB |
| KVAN15_administreren_EN_v2.pdf | 535.82 KB |
| 20130613Archief vind je ook op straat.PPTX | 7.94 MB |
Het archiefsysteem bevat de volgende processen:
In de architectuur is het archiefsysteem geen object of zelfstandig digitaal systeem maar een generieke functie die op alle processen van toepassing is.
De informatie is opgenomen in informatieobjecten zoals documenten en registers. Deze zijn te beschouwen als archiefstukken.
Archief?
De techniek waarbij meerdere systemen worden verenigd tot een virtueel systeem ongeacht het onderliggende hardware en/of software platform.
