Documenteren

Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.

Tienjarenblok, archiefblok met een looptijd van tien jaar. Aan deze blokperiode liggen praktische overwegingen ten grondslag die te maken hebben met de overdracht van (papieren) archieven.

Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen.

Betreft elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authenticatie

Elektronisch bericht - bericht dat op elektronische wijze tussen burgers, bedrijven en andere overheidsorganen en de bestuursorganen van een oveheid worden uitgewisseld en waarvoor kenbaar is gemaakt dat de elektronische weg daartoe is opengesteld.

Soorten e-mailadressen:

E-mail is een technisch hulpmiddel voor communicatie, informatie-uitwisseling met derden waar een rechtsgevolg aan kan zitten.

• Dit onderwerp is opgenomen omdat de techniek op dit moment het samenbindende element is.
• Wordt ook wel aangeduid als berichtenverkeer.
• Onder dit laatste vallen ook technieken als Twitter, WhatsApp, SMS en dergelijke.

Soorten e-mailadressen:

Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).

Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

Ordeningsplan -Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen.

Op verzoek kan door medewerkers van een archiefbewaarplaats onderzoek worden gedaan. Dit is ook te beschouwen als een vorm van beschikbaarstellen.

Digitalisering is het proces waarbij

• de werkzaamheden of activiteiten digitaal worden ondersteund,
• de gegevens digitaal worden verwerkt, en
• analoge gegevens digitaal worden gemaakt.

Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie).

Volgens de archiefregeling: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat. Bestandsformaat is volgens diezelfde regeling de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.

Register waarin op type- of metaniveau

1. grondslagen,
2. taken,
3. actoren,
4. domeinen in de vorm van handelingen, processen, projecten en andere activiteiten,
5. resultaten,
6. functionaliteiten,
7. informatie,
8. informatieobjecten (zoals documenten) en
9. toe te passen technieken zijn opgenomen.

• Een gestructureerd voorstel voor verbetering van een bedrijfsactiviteit of -proces dat dient als behandelvoorstel voor de verantwoordelijke leidinggevenden. Het bevat een analyse van het te verbeteren activiteit of proces en verbindt daar aan de gewenste aanpassingen en/of problemen, geeft alternatieve oplossingen, beschrijft aannames, de restricties of beperkingen en bevat tevens een kosten-baten analyse gerelateerd aan de risico’s.

De technische en organisatorische maatregelen behorende tot het informatiesysteem ter bescherming tegen opzettelijke en niet opzettelijke wijziging, vernietiging of openbaarmaking van informatie.

De wijze waarop digitale gegevens zijn of worden opgeslagen op een gegevensdrager. Het bestandsformaat verwijst naar het computerbestandsformaat beschreven door een formele - of leverancierstandaard of naar een specificatie.