Waarderen, selecteren en vernietigen in een digitale omgeving
Waar het om gaat is dat in de voorbereiding het kunnen vernietigen in een digitale omgving de noodzakelijke uitgangspunten al bekend en geformuleerd zijn en ook de juiste ingrediënten aanwezig zijn. Technisch en functioneel moet het natuurlijk wel mogelijk zijn bepaalde handelingen uit te kunnen (laten) voeren. Wanneer dat alles beschikbaar is wordt de uitvoering, het verzamelen en vastleggen van gegevens, het beoordelen van de waarde van de informatie en de uitvoering feitelijke vernietiging relatief eenvoudig. Relatief omdat het bepalen van de echte waarde van informatie veel kennis en inzicht vergt over de organisatie, haar taken en werk en haar rol in de maatschappelijke omgeving allemaal in relatie tot gewoontes, gebeurtenissen en bijzonderheden. En dit is een activiteit die los staat van de toegepaste technieken.
- alle informatie is van waarde, maar niet alles is even belangrijk. Dit betekent dat in het geval van overheden de Archiefwet 1995 op alle informatie betrekking heeft, maar dat deze wet afhankelijk van bewaartermijnen en risico-afwegingen niet perse in alle gevallen even zwaar in te zetten is. Het woord archiefwaardig [2]kan dan ook achterwege worden gelaten of genegeerd.
- alle handelingen, werkzaamheden, vergadergremia en ook organisaties en organisatie-onderdelen gedragen zich als een proces. Ze kennen een moment van starten, er wordt informatie verwerkt, er worden resultaten of producten gegenereerd en op een zeker moment is het 'proces' weer afgerond of opgeheven.
Voor processen en projecten spreekt dit vanzelf, maar ook een organisatieonderdeel kent een begin, moment van oprichting en een einde het moment van opheffing. Ook op dat niveau wordt informatie verwerkt en worden resultaten geleverd. Op die manier kan zelfs naar de informatie van de medewerkers in het persoonlijke domein gekeken worden. Ze komen immers in dienst, ze doen hun werk en ze vertrekken weer. De belangrijkste aspecten van deze groepen zijn in de vorm van kenmerken op typeniveau te beschrijven, waaronder de bewaartermijnen. - het bedrijfsproces is het vertrekpunt van de ordeningsstructuur. Het is de basis voor de primaire ordening.
- op typeniveau is alle informatie over een proces vastgelegd in een catalogus (zoals een ZTC of een DSP)
- de catalogus fungeert als centraal register (overzicht cq kernregistratie) waarin informatie over grondslagen, taken, actoren, het domeinen in de zin van processen, resultaten, de benodigde functionaliteiten, soorten informatie, typen informatieobjecten en toe te passen technieken wordt vastgelegd .
- de catalogus levert aan de systemen op procesniveau en eventueel documentniveau informatie in de vorm van parameters die noodzakelijk is om vernietiging (en ook andere handelingen) mogelijk te maken
- er mag alleen informatie in digitale systemen worden opgenomen die op typeniveau is beschreven in de catalogus (verweesde informatie is uit den boze)
- de bewaartermijn van informatie is afhankelijk van de context waarin zij wordt verwerkt (termijn doelbindig is gelijk aan (wettelijke) bewaartermijn)
- het vernietigingsproces is een in de catalogus op te nemen proces
- de beslissing tot vernietiging blijft mensenwerk, de uitvoering kan geautomatiseerd plaatsvinden
- de digitale systemen zijn functioneel in staat de te vernietigen informatie daadwerkelijk op gecontroleerde manier te vernietigen
- 1.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information [5].
19.
Album:
- LIM [6]
- Mijn schema's [7]
- Vernietiging [8]
Levenscyclus:
- 1.1 Definitie [9]
- 2 Waarderen [10]
- 3.4 Integreren [11]
- 4 Bewaren [12]
Informatiemodel:
- Context [13]
- Handeling [14]
- Informatieobject [15]