Intern (nader) regelen (beheersregels / mandaat / opdracht)

Het archiefsysteem bevat de volgende processen:

In de architectuur is het archiefsysteem geen object of zelfstandig digitaal systeem maar een generieke functie die op alle processen van toepassing is.

Het archiefsysteem omvat zowel informatie in beheer binnen het domein van de verantwoordelijke voor de informatievoorziening en het informatiebeheer als binnen het domein van de beheerder van een archiefbewaarplaats.

De organisatie maakt gebruik van methoden, technieken en instrumenten die voldoen aan wettelijke normen. Als basis dient het archiefsysteem overeenkomstig NEN‑ISO15489. 

Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer

Van gegevens en documenten is altijd bekend

1. waar ze zijn in het proces;
2. wie daarvoor verantwoordelijk is;
3. waar ze zijn opgeslagen;
4. wanneer, waarom en hoe vernietiging, vervanging of vervreemding heeft plaatsgevonden en welke gegevens en documenten dat betreft.

Gegevens en documenten zijn zodanig geregistreerd en vastgelegd dat

1. ze vindbaar zijn
2. ze tijdig beschikbaar zijn en
3. altijd duidelijk is in welke context (proces, project of andere activiteit) ze thuishoren.

De kwaliteit van het informatiebeheer is op hoofdlijnen af te meten aan toetsbare indicatoren die betrekking hebben op het registreren, volgen, gebruiken, controleren van gegevens en documenten.

Er zijn voldoende mogelijkheden om permanent te bewaren informatie veilig en duurzaam op te slaan.

Er is voldoende, gekwalificeerd personeel in dienst om het informatiebeheer adequaat vorm te geven en uit te voeren.

De organisatie hanteert voor haar informatiebeheer (open) standaarden en referentiekaders die zijn vastgesteld door standaardorganisaties, ‘erkende lichamen’ en toezichthouders.

De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).

1. Kenmerkend is dat dit alles een begin en eind kent, waarbinnen het werk wordt uitgevoerd en informatie wordt verwerkt.
2. Dit alles gedraagt zich als een proces en wordt ook zo behandeld en vastgelegd.

Zolang het niet in strijd is met de hier geformuleerde uitgangspunten staan gebruikers, afnemers, processen en projecten bij de inrichting van het informatiebeheer centraal.

Het informatiebeheer voldoet aan toetsbare kwaliteiten. Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, controleerbaarheid, vindbaarheid en (tijdige) beschikbaarheid), authenticiteit en duurzame toegankelijkheid staan hierin centraal.

De organisatie beschikt over een actueel overzicht van processen, producten, projecten, programma’s en taken in relatie tot de organisatievorm, grondslagen, de (documentaire) informatie met locatiegegevens en (wettelijke) bewaartermijnen.