Archiefwet 1995 (AW95)

Fysische en chemische gesteldheid van gegevensdragers en daarop vastgelegde gegevens en hun verpakking.

Wettelijke bevoegdheid van een functionaris op gezag van een met toezicht belast overheidsorgaan tot kennisneming en toetsing van de wijze waarop een archiefbeheerder het archiefbeheer uitvoert.

(archiefinspectie)

Het gebruik van gegevens op een andere manier dan waarvoor ze in eerste instantie waren bijeengebracht. Zie ook beschikbaarstellen.

Toestand van archiefbescheiden, waarin deze bestaan uit voldoende duurzame materialen, in voldoende duurzame verpakking en onbeschadigd zijn, dan wel deze zo nodig in een zo veel mogelijk overeenkomstige toestand zijn gebracht, en waarbij deze zonder waarneembare schadelijke gevolgen kunnen worden geraadpleegd.

Een samenwerkingsverband tussen overheden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Meestal gaat het om samenwerking tussen gemeenten. Samenwerking tussen andere overheden is ook mogelijk.

In het archiefwezen is een voorbeel van een samenwerking tussen provincie en rijk te weten Tresoar. In het geval van andere Regionale Historische Centra's (RHC) is er vaak sprake van een regeling tussen gemeente(n) en het rijk.
 

Geordende staat - Toestand van een archief waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Toegankelijke staat - Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Een geheim is volgens het Woordenboek der Nederlandse taal een zaak "die slechts aan één persoon of enkelen bekend is en door hen voor anderen verborgen wordt gehouden; ofwel iets dat niet algemeen bekend mag worden".

Geheimhouding is dus relatief en hangt af van de houder van het geheim.

Techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt als één van een oudere generatie. (Archiefregeling artikel 1 sub g)

E-mail is een technisch hulpmiddel voor communicatie, informatie-uitwisseling met derden waar een rechtsgevolg aan kan zitten.

• Dit onderwerp is opgenomen omdat de techniek op dit moment het samenbindende element is.
• Wordt ook wel aangeduid als berichtenverkeer.
• Onder dit laatste vallen ook technieken als Twitter, WhatsApp, SMS en dergelijke.

Soorten e-mailadressen:

Duurzaamheid is een onderdeel van de goede staat. Het bestaat uit twee elementen:

1. de kwaliteit (houdbaarheid) van de gegevensdrager
2. de feitelijke beschikbaarheid van de gegevens (opvraagbaarheid)

Sinds 2012 wordt ook de term voortbestaan wel gebruikt.

Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).

Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

Ordeningsplan -Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen.

Op verzoek kan door medewerkers van een archiefbewaarplaats onderzoek worden gedaan. Dit is ook te beschouwen als een vorm van beschikbaarstellen.

Digitalisering is het proces waarbij

• de werkzaamheden of activiteiten digitaal worden ondersteund,
• de gegevens digitaal worden verwerkt, en
• analoge gegevens digitaal worden gemaakt.

Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie).