Gegevens en documenten zijn zodanig geregistreerd en vastgelegd dat
De kwaliteit van het informatiebeheer is op hoofdlijnen af te meten aan toetsbare indicatoren die betrekking hebben op het registreren, volgen, gebruiken, controleren van gegevens en documenten.
Er zijn voldoende mogelijkheden om permanent te bewaren informatie veilig en duurzaam op te slaan.
De organisatie hanteert voor haar informatiebeheer (open) standaarden en referentiekaders die zijn vastgesteld door standaardorganisaties, ‘erkende lichamen’ en toezichthouders.
De informatie is opgenomen in informatieobjecten zoals documenten en registers. Deze zijn te beschouwen als archiefstukken.
De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).
Het informatiebeheer voldoet aan toetsbare kwaliteiten. Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, controleerbaarheid, vindbaarheid en (tijdige) beschikbaarheid), authenticiteit en duurzame toegankelijkheid staan hierin centraal.
De records managementfunctie van een organisatie wordt vorm gegeven door het archiefsysteem een geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen.
De organisatie hanteert voor het informatiebeheer een op deze uitgangspunten gebaseerd kwaliteitssysteem conform artikel 16 van de Archiefregeling.
De organisatie hanteert voor het informatiebeheer een consistent begrippenapparaat.
Een archiefstuk is een archiefstuk zolang het bestaat en wordt ook als zodanig behandeld.
Archief?
Te weten binnen de overheid. Het gehele land dekkende informatiesystemen voor een bepaald objecttype zoals personen, vaste objecten en voertuigen of vaartuigen.
