De verantwoordelijkheid voor het beheer van deze informatie ligt binnen een organisatie bij diverse functionarissen en op diverse niveaus, de organisatiedomeinen.
De verantwoordelijkheid van deze eigenaren voor het beheer vervalt op het moment dat permanent te bewaren gegevens en documenten aan de archiefbewaarplaats zijn overgedragen en op het moment dat de gegevens en documenten feitelijk vernietigd zijn.
De eigenaren van processen en/of projecten of andere activiteiten zijn en blijven in het kader van het integrale management verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens en documenten.
Informatie ontstaan binnen de context van een overheidsorgaan blijft gedurende de vastgestelde bewaartermijnen (tijdelijk of permanent) de verantwoordelijkheid voor de zorgdrager.
Het gegevensbeheer van het archiefsysteem omvat het beheer van het overzicht , het metagegevensschema en andere kernadministraties die nodig zijn voor het functioneren daarvan.
De organisatie onderkent de volgende typen van beheer:
Voor het verwerken en beheren van digitale gegevens en digitale documenten maakt de organisatie gebruik van software
De organisatie zorgt er voor dat vertrouwelijke informatie op de juiste en legitieme manier wordt behandeld.
De organisatie hanteert een beveiligingsbeleid op basis van de Code van Informatiebeveiliging NEN-ISO/IEC 27002 en daarvan afgeleide referentiekaders.
Als basis voor de metadata gaat de organisatie uit van standaarden en referentiekaders als NEN-ISO 23081-1, ISAD(g) , ISAAR(cpf), ISDF, OWMS en het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).
Het archiefsysteem bevat de volgende processen:
In de architectuur is het archiefsysteem geen object of zelfstandig digitaal systeem maar een generieke functie die op alle processen van toepassing is.
Het archiefsysteem omvat zowel informatie in beheer binnen het domein van de verantwoordelijke voor de informatievoorziening en het informatiebeheer als binnen het domein van de beheerder van een archiefbewaarplaats.
De organisatie maakt gebruik van methoden, technieken en instrumenten die voldoen aan wettelijke normen. Als basis dient het archiefsysteem overeenkomstig NEN‑ISO15489.
Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer
