Context

De organisatie zorgt er voor dat vertrouwelijke informatie op de juiste en legitieme manier wordt behandeld.

De organisatie hanteert een beveiligingsbeleid op basis van de Code van Informatiebeveiliging NEN-ISO/IEC 27002 en daarvan afgeleide referentiekaders.

Als basis voor de metadata gaat de organisatie uit van standaarden en referentiekaders als NEN-ISO 23081-1, ISAD(g) , ISAAR(cpf), ISDF, OWMS en het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

Het archiefsysteem bevat de volgende processen:

In de architectuur is het archiefsysteem geen object of zelfstandig digitaal systeem maar een generieke functie die op alle processen van toepassing is.

De organisatie maakt gebruik van methoden, technieken en instrumenten die voldoen aan wettelijke normen. Als basis dient het archiefsysteem overeenkomstig NEN‑ISO15489. 

Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer

Van gegevens en documenten is altijd bekend

1. waar ze zijn in het proces;
2. wie daarvoor verantwoordelijk is;
3. waar ze zijn opgeslagen;
4. wanneer, waarom en hoe vernietiging, vervanging of vervreemding heeft plaatsgevonden en welke gegevens en documenten dat betreft.

Gegevens en documenten zijn zodanig geregistreerd en vastgelegd dat

1. ze vindbaar zijn
2. ze tijdig beschikbaar zijn en
3. altijd duidelijk is in welke context (proces, project of andere activiteit) ze thuishoren.

De kwaliteit van het informatiebeheer is op hoofdlijnen af te meten aan toetsbare indicatoren die betrekking hebben op het registreren, volgen, gebruiken, controleren van gegevens en documenten.

De organisatie hanteert voor haar informatiebeheer (open) standaarden en referentiekaders die zijn vastgesteld door standaardorganisaties, ‘erkende lichamen’ en toezichthouders.

De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).

1. Kenmerkend is dat dit alles een begin en eind kent, waarbinnen het werk wordt uitgevoerd en informatie wordt verwerkt.
2. Dit alles gedraagt zich als een proces en wordt ook zo behandeld en vastgelegd.

Het informatiebeheer voldoet aan toetsbare kwaliteiten. Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, controleerbaarheid, vindbaarheid en (tijdige) beschikbaarheid), authenticiteit en duurzame toegankelijkheid staan hierin centraal.

De organisatie beschikt over een actueel overzicht van processen, producten, projecten, programma’s en taken in relatie tot de organisatievorm, grondslagen, de (documentaire) informatie met locatiegegevens en (wettelijke) bewaartermijnen.

De records managementfunctie van een organisatie wordt vorm gegeven door het archiefsysteem een geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen.