Volledige tekst van mijn artikel in het Archievenblad nummer 2, Maart 2002, Jaargang 106.
Websites en archiefwet
(Recordness)
Een vraag nodigt vrijwel altijd uit tot een reactie. Zo heeft de vraag van Ted Suidgeest in het decembernummer van het archievenblad van afgelopen jaar betrekking op wat in sommige gevallen wordt aangeduid met de begrippen als identificatie archiefbescheiden, ontstaan en recordness.
Onder de noemer van deze begrippen valt het proces waarbij bepaald wordt of informatie al dan niet onder de bescherming van de Archiefwet 1995 valt.
Ondanks definitie van het begrip 'archiefbescheiden' in de Archiefwet is er kennelijk steeds weer aanleiding voor vragen, onduidelijkheid en discussie.
Om zijn vraag goed te kunnen beantwoorden worden eerst twee aanvullende vragen beantwoord vervolgens worden kort een aantal aspecten van archiefbescheiden en websites besproken. Deze worden toegelicht aan de hand van een (niet helemaal ) hypothetisch voorbeeld.
De vragen
Van elk onderdeel in de informatiehuishouding van de organisatie zal een deskundige medewerker vooraf steeds tweetal zaken moeten vaststellen. Daarvoor moet hij successievelijk twee vragen stellen.
-'Valt de informatie onder de werking van de Archiefwet 1995' en als deze vraag bevestigend is beantwoord:
- 'Wat is de bewaartermijn van de informatie'?
Het vraag en antwoordspel zal in de meeste gevallen impliciet gebeuren. Zijn de antwoorden op deze vragen bekend dan kan worden aangegeven welke technische eisen te stellen zijn aan het beheer en bewaring van de informatie.
Eigenschappen
Om de eerste vraag te kunnen beantwoorden moeten we weten wat de eigenschappen zijn van archiefbescheiden. Ook moeten we weten wat de relatie van deze eigenschappen is met het karakter en inhoud van websites. De eigenschappen zijn te gebruiken als criteria voor het beoordelen of informatie valt onder het regime van de Archiefwet 1995.
Heel kort gesteld, er is natuurlijk al genoeg over geschreven en gediscussieerd, zijn gegevens als archiefbescheiden aan te merken op het moment dat:
1. ze te gebruiken zijn voor verantwoording, en/of
2. er een relatie is met een (bedrijfs)proces en/of
3. ze worden gebruikt bij communicatie.
Karakter Websites
Het karakter van websites is in sneltreinvaart aan het veranderen. De inhoud van meeste sites overstijgt het niveau van een gids met informatie over de eigen organisatie en haar werkzaamheden (voorlichtingsfunctie). In het kader van de 1-loketgedachte, het beleid van minister van Boxtel (alle gemeenten op het web voor 2003) en uit het onlangs verschenen rapport van de commissie Wallage over de beschikbaarheid van openbare overheidsinformatie wordt duidelijk dat websites een integraal onderdeel gaan worden van de totale informatiehuishouding van een (overheids)organisatie. Een ontwikkeling die in het bedrijfsleven al langer aan de gang is. Er vindt een verschuiving plaats van eenrichtingverkeer naar een volwassen interactieve communicatie en het uitvoeren van transacties.
De inhoud van een website of onderdelen daarvan vallen daarom onder de werking van de Archiefwet 1995 op het moment dat de informatie voor de organisatie en/of derden een publiek- en privaatrechtelijk rechtsgevolg heeft (aspect: bewijsfunctie) en/of de informatie een integraal onderdeel vormt van de bedrijfsprocessen van een organisatie (aspect: continuïteit, verantwoording, cultuurhistorie). Met andere woorden zodra de website voldoet aan de eerder genoemde kenmerken.
Welke informatie bewaard blijft, de bewaartermijnen en de vorm of formaat, is een kwestie van afspraken. Deze afspraken zijn vast te leggen in de documentatie die onderdeel is van de betrokken bedrijfsprocessen. Van groot belang is dat een organisatie redelijkerwijs kan aantonen dat de geproduceerde en gereproduceerde informatie als betrouwbaar en authentiek te beschouwen is.
Communicatie
Bij communicatie worden vele vormen van techniek gebruikt. Webtechnologie is, zoals ook andere technieken, te beschouwen als medium voor informatie-overdracht en communicatie. Bij communicatie is altijd sprake van een zender en ontvanger. De zender zal een copie van het verzonden ‘bericht’ als bewijs vasthouden. De ontvanger zal een ‘exemplaar’ van het bericht al dan niet in dank aanvaarden.
Elke vorm van 'schriftelijke' communicatie bestaat uit een logische eenheid (het bericht met de inhoud en de structuur) en een fysieke eenheid (de techniek). Deze stelregel is van toepassing op analoge (= papier) en digitale omgevingen. In het geval van conventionele brieven en beschikkingen krijgt de ontvanger een expeditie en behoudt de verzender de minuut.
Van abstract naar concreet
Een actueel voorbeeld: Stel nu eens dat een gemeente haar inkoopregels en -procedures gaat aanpassen. Daarbij zal de omvang van het bedrag van aanbesteding de te volgen procedure gaan bepalen. Voor bedragen tussen de € 91.000,- en het bedrag voor Europese aanbesteding (zo'n € 214.326, -) zal de aanbesteding openbaar gemaakt worden via de eigen website.
De eerste conclusie die te trekken valt is dat deze vorm van publiceren een advertentie is. Aan deze advertentie kunnen derden, bijvoorbeeld bedrijven, rechten aan ontlenen. De betrokken gemeente is daarom gehouden de integriteit van deze gepubliceerde tekst te garanderen gedurende de voorgeschreven / afgesproken bewaartermijn.
De informatie over het totale proces van totstandkoming van deze advertentie strekt zich uit over verschillende gegevensbronnen (analoog en digitaal). De publicatie is een product van dit proces. De overige informatie is voor een ontvanger die immers alleen over de webtekst beschikt niet direct interessant. De webtekst is de vorm van communicatie waar hij mee te maken heeft en waar hij van uit kan gaan. Conclusie de gepubliceerde webtekst is een archiefstuk.
Ontwikkelingsstadium
Deze tekst op de website is, hoewel fysiek niet verzonden, te beschouwen als expeditie. Een beetje archivaris moet zich dan direct gaan afvragen wat de minuut is. Is dat dezelfde tekst die op de website staat of zijn er nog andere documenten of gegevensbronnen die als zodanig zijn aan te wijzen? Aangezien een minuut een vastgesteld exemplaar is van een document is zal de digitale tekst op de website niet direct als minuut aangemerkt kunnen worden. Er hoort nog iets bij waaruit de vaststelling te herleiden valt. Dit iets kan variëren van een geleideformulier met parafen van bevoegde personen, een schriftelijke opdracht tot het plaatsen van de tekst op de website tot een volledige beschrijving van het proces in een vastgesteld handboek Administratieve Organisatie (AO).
In het algemeen is te stellen dat partijen (verzender en ontvanger) qua vorm (redactioneel en uiterlijk) en de inhoud over zo identiek mogelijke exemplaren moeten beschikken, waarvan de betrouwbaarheid aan te tonen moet zijn en verzending danwel ontvangst niet kan worden ontkend (onweerlegbaarheid).
De vraag die nu te beantwoorden valt is wat moet de organisatie dan bewaren? Volgens mij in ieder geval de minuut en een eventueel een exemplaar van de expeditie. De minuut omdat deze een bewijsfunctie heeft. Een exemplaar van de expeditie is noodzakelijk wanneer de manier van presentatie, structuur en vorm afwijkt van de minuut. De bewaartermijn is afhankelijk van de waarde van de betrokken informatie.
XML
Over de fysieke bewaring van dergelijke teksten zijn ook afspraken te maken. De beste oplossing zal zijn om dergelijke teksten in XML aan te maken en te bewaren. De structuurelementen van de redactionele vorm, in dit voorbeeld de advertentie, worden vastgelegd met behulp van XML-schema. De inhoud van de advertentie wordt samen met de vastgestelde elementen in een XML-document opgenomen. De presentatie van de advertentie kan via XSL (Extensible Stylesheet Language) naar PDF of HTML. Te bewaren zijn de drie onderdelen. Het bestandsformaat van XML is Unicode, een een uitgebreide tekenset die nauw verwant is aan ASCII.
Deze methode van werken kan worden vastgelegd in de openbare inkoopregels, de procedurebeschrijvingen en het documentaire structuurplan.
Conclusie
Hoewel wel eens anders wordt gesuggereerd heeft het bewaarbelang geen invloed op de beantwoording van de vraag of de Archiefwet 1995 van toepassing is op websites. Informatie die volgens een overheidsorganisatie als niet belangrijk wordt gekenschetst kan op grond van de kenmerken heel goed in de categorie archiefbescheiden vallen, terwijl het omgekeerde (het zal niet vaak voorkomen) ook mogelijk is. De bewaartermijn van de informatie kan bepaald worden in het proces van waarderen, het analyseren en vaststellen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang.
Voor de feitelijke bewaring is sinds enige tijd XML als instrument beschikbaar.
Tot slot
De eigenlijke vraag die steeds beantwoord moet worden is dus niet of een hele website onder de werking van de Archiefwet valt, maar welke onderdelen. Als het handig is om toch de hele website te bewaren in verband met behoud van functionaliteit en dergelijke zal die keuze vaak meer te maken met het feit dat er op dit moment geen andere mogelijkheden voor bewaring zijn
Overigens, los van bovenstaand antwoord, is er natuurlijk niets op tegen periodiek snapshots van een website te bewaren als vorm van documentatie . Gemeentegidsen blijven toch ook bewaard?.
Levenscyclus:
Informatiemodel:
Grondslag:
- 116 keer gelezen