U bent hier

Tafelgesprek: Archief is

Vergissing

Een van de grote niveauvergissingen die dreigt gemaakt te worden is het idee dat digitaliseren en digitaal werken het automatiseren van de ons bekende papieren werkelijkheid is. Veel van de oplossingen uit het papier leveren schijnoplossingen in de digitale wereld. Om deze vergissing te vermijden zal daarom fundamenteler dan we nu doen de conceptuele basis van ons vak en de bijbehorende terminologie onder de loep genomen moeten worden.

Wat is een archief, wat is archiveren?

En dan kom ik direct bij een tweetal kernbegrippen te weten archief en archiveren. Als organisch geheel is een archief ieder geval niet een contextloze bibliotheek van enkele documenten die het eindresultaat van een zaak betreffen. Maar dan blijft de vraag wat is het wel? En wanneer we al archiveren wat doen we dan eigenlijk?

Naar mijn gevoel hebben wij hiermee als vakgenoten al de nodige moeite mee. De val waar vaak in getrapt wordt vertoont zich in de gedaante van begrippen als archiefwaardig, erfgoed, bewijs en verantwoording. Woorden met soms een haast mystieke lading die, wanneer de goede uitleg ontbreekt, leidt tot verkeerde beelden en interpretaties. Vaak laten we ook nog eens toe dat buitenstaanders vertellen wat een archief is en bestaande concepten opnieuw uitvinden. Wanneer we in zelf in projecten stappen is dat vaak vanuit een 'papieren denkraam'.

Nu geef ik toe dat woorden als archief, archiveren en archiefbescheiden nu niet direct aansprekende woorden zijn. Maar opmerkingen dat de omschrijving van een begrip als archiefbescheiden in de Archiefwet voor de verantwoordelijken wel erg moeilijk te begrijpen is doen zeker niet veel goed. Zeker wanneer dat niet het probleem is maar het probleem eigenlijk ligt bij een bijna laakbaar gebrek aan belangstelling voor en kennis van (het belang van) informatie bij de verantwoordelijken.

Niet veel nieuws onder de zon

Vanwege digitaliseren en digitaal werken heb ik al langere tijd gezocht naar een manier om aan buitenstaanders uit te kunnen leggen wat een archief is. Het woord kent veel verschillende betekenissen die in sterke mate context-afhankelijk zijn. Het woord archiveren probeer ik daarbij zo min mogelijk te gebruiken.Dit heeft geleid tot een tweetal schema's, een tabel en een aangepaste omschrijving van het woord archiveren wanneer ik het toch nodig heb.

In diezelfde schema's heb ik de primaire processen met de werkprocessen, de records management processen uit de NEN 15489, de processen van OAIS (de primaire processen van een archiefbeherende instelling) en de dimensies of functies van het records continuum met elkaar in verband kunnen brengen.

Hiermee kan ik aangeven dat een archief minstens twee fundamenteel verschillende gezichten heeft (Janus) en dat desondanks deze fundamentele verschillen met elkaar verbonden zijn en daarom ook  eenvoudig uit te leggen zijn. En dat onder het motto dat er niet veel nieuws onder de zon is.

Het gesprek

Tijdens de KVAN dagen in Amersfoort heb ik hier tijdens de tafelgesprekken aandacht aan besteed. Uit de discussies kwamen voor mij als belangrijkste de volgende twee punten naar voren:

  1. Het was niet duidelijk dat de schema's niet direct een proces weergeven. Vooral het schema "Archief is .. " geeft de aspecten of elementen van de onderdelen van een archief weer. De hoofdelementen zijn de activiteiten die leiden tot de vastlegging van informatie daarover vastgelegd en gefixeerd in informatieobjecten die een onderdeel zijn van de administratie (=archief) van een vormende actor. Het vastleggen en de activiteit zelf zijn de basis voor de context die is opgebouwd uit een belangrijk subjectief onderdeel, te weten de persoonlijke context en afhankelijk van de tijd en plaats andere meer 'objectieve' contexten. Context en activiteit leveren de basis voor de bewaarbelangen die te vertalen zijn in bewaartermijnen voor de informatieobjecten.
  2. Vanuit het proces begint een en ander met de archivalisatie1. Dit is de bewuste of onbewuste keuze om informatie in behandeling te nemen. Een onderdeel van het generieke procesmoment beoordelen dat komt voor het registreren en behandelen. Op dat moment is informatie al vastgelegd in een informatieobject.

Bestanden

De schema's en de tabel die op tafel lagen zijn hier in PDF en PNG beschikbaar. Van deze documenten heb ik ook Engelstalige versies toegevoegd. Het document KVAN15_administreren, bevat een tabel waarin aspecten van archiefvorming en later archiefbeheer zijn verwerkt met gebruikmaking van zowel de NEN 15489 als de OAIS processen inclusief de dimensies van heet records continuum.

Als extra heb ik een presentatie toegevoegd die ik in 2013 bij de Provincie Fryslân heb gehouden over taal en en definities. Dit ging over de omschrijving van de begrippen archief en archiefbescheiden door de jaren heen.

Zie ook de laatste versie van schema Archief is inclusief toeliching.

Levenscyclus:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 5 juni 2015 - 8:15am
Share/Deel