U bent hier

Home

Standaarden, wat en hoe

Bouten en moeren

Inleiding

Je staat er eigenlijk niet altijd bij stil. Zonder standaarden kan onze samenleving niet goed functioneren. Iets schijnbaar simpels als een schroef en een moer, dat zij in elkaar passen kan alleen maar omdat er afspraken over zijn gemaakt. De doorsnee, de draaihoek en dikte van de schroefdraad, het links of rechtsdraaien enzovoorts. In elke doe-het-zelf zaak zijn de gestandaardiseerde schroeven en moeren te kopen.

Informatiebeheer en standaarden

Voor een goed informatiebeheer zijn standaarden ook onontbeerlijk geworden. Er zijn verschillende redenen waarom het gebruik van standaarden gewenst en zelfs noodzakelijk is.
  • Transparantie en controleerbaarheid
    Met behulp van standaarden kunnen organisaties, belanghebbenden en toezichthouders op alle niveau’s de verwerking en het beheer van gegevens doorzien.
  • Uniformiteit (vereenvoudiging van beheer en beheerskosten)
    Door het gebruik van standaarden kan het aantal verschillende soorten verwerkingen en variaties in opslag van gegevens worden ingeperkt.
  • Uitwisselbaarheid (Verticaal, horizontaal, door de tijd en op logisch  en technisch niveau)
    Van hoog naar laag binnen een organisatie, tussen afdelingen, diensten, verschillende  overheidsorganisaties en inwoners van de gemeente. Bovendien biedt het gebruik van standaarden meer garantie op de langere termijn ten aanzien van de beschikbaarheid van de gegevens en de toekomstige overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

Definities

De term standaarden kan verwarring wekken. In eerste instantie zal gedacht worden aan bepaalde opslagformaten (als pdf, tiff etc.) of gegevensdragers (papier, cd-rom etc). Ook standaarden op het niveau van gegevensmodellen, functionaliteiten en kwaliteiten zijn van belang.
Een goed hanteerbare definitie is:
 
Een standaard is een document waarin specificaties staan beschreven die zijn vastgesteld door een erkend lichaam.

waarbij

Een specificatie een reeks regels is waarmee de betekenis van gegevens te achterhalen is.
 
en 
 
Erkende lichamen organisaties zijn waarvan geaccepteerd wordt dat zij standaarden op een bepaald vakgebied vaststellen

 

Erkende lichamen zijn meestal standaardenorganisaties, die bij de ontwikkeling van een standaard alle betrokken partijen (bijvoorbeeld ontwikkelaars, verkopers, gebruikers, consumentenverenigingen, testlaboratoria, overheden, ingenieursbureaus en research organisaties) voldoende tijd geeft om hun voorstel en opmerkingen mee te delen. Deze partijen moeten actief betrokken zijn in het ontwikkelproces van de standaard. Een erkend lichaam kan ook een organisatie(onderdeel) zijn die op grond van haar positie bevoegd is tot het vaststellen van standaarden.

Standaarden kunnen internationaal zijn erkend, maar ook nationaal. Daarnaast is een organisatie als een ministerie, provincie, gemeente binnen bepaalde kaders bevoegd om zichzelf standaarden op te leggen.

Algemene indeling

Er zijn diverse mogelijkheden en invalshoeken om standaarden in te delen. In algemene zin wordt het onderscheid gemaakt tussen
  • De jure standaard
    Openbaar beschikbare beschrijvingen en specificaties die het resultaat zijn van een internationale overeenstemming al dan niet in samenwerking met bedrijven (o.a. ISO, NEN, W3 consortium)
  • De facto standaard
    Door de marktpositie van bedrijven ‘afgedwongen’ standaard (bv. de Microsoft Office formaten)
  • Industriestandaard
    Een product / beschrijving wat het resultaat is van overeenstemming tussen bedrijven (Adobe met PDF)

Indeling vanuit het informatiebeheer

Vanuit het gezichtspunt van het informatiebeheer kan een volgende indeling gemaakt worden
  • standaarden die gelden in een analoge omgeving,
  • standaarden in een digitale omgeving en
  • standaarden die in een gemengde (hybride) omgeving toepasbaar zijn.
Van een analoge omgeving is sprake wanneer gegevens opgeslagen, bewaard en beschikbaar gesteld worden met behulp van bijvoorbeeld papier, inkt, toner, microfilm en dergelijke.
 
Van een digitale omgeving is sprake wanneer gegevens alleen met behulp van computers verwerkt, gelezen en geinterpreteerd kunnen worden.
 
Van een hybride omgeving is sprake wanneer gegevens zowel in analoge als digitale vorm aanwezig zijn. Dan is er feitelijk sprake van dubbele informatie. Ook in het geval dat gegevens deels analoog en deels digitaal aanwezig zijn is sprake van een hybride omgeving. Deze situatie is niet ongewoon. Denk maar aan processen waar gevens in analoge omgeving de digitale gegevens completeren en andersom .
 
Aanvullend kan bij standaarden onderscheid gemaakt worden tussen de logische en fysieke aspecten. Door de bank genomen zullen veel van de logische aspecten op zowel analoge als digitale informatie van toepassing zijn. De logische aspecten kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de inrichting van de archieffunctie of de beschrijving van de functionaliteit van een records management applicatie of de te hanteren metadata.
 
De fysieke of technische aspecten hebben bijvoorbeeld betrekking op bestandsformaten en papierkwaliteitseisen. In de fysieke, technische uitwerking zijn verschillen zodanig dat ze apart te behandelen zijn.

Taxonomie van standaarden

 

De indeling is als volgt
 
1 Logisch niveau
Het gaat hierbij eisen ten aanzien van functionaliteit, het gegevensmodel, de structuur, de beveiliging en de toegankelijkheid.
 
1.1  Functionaliteit
Het totaal van wensen en eisen dat met betrekking tot de te verstrekken informatie geformuleerd wordt.
 
1.2  Implementatie
Dit betreft de trajecten en processen van invoering van systemen.
 
1.3  Gegevensmodel
Met een gegevensmodel wordt het relevante gedeelte van de werkelijkheid omschreven.
 
1.4  Structuur
Dit betreft de typering van documenten en stucturing van informatie. Dit kan met behulp van schema's beschreven in talen als SGML, XML, RDF en in mindere mate met  XHTML en HTML. Een schema in deze context is een groep van metadata elementen die de kenmerken / attributen van een object weergeven.
 
1.5 Beveiliging
Beveiliging bestaat uit maatregelen die garanderen dat:
  • systemen en gegevens beschikbaar zijn conform de verwachtingen;
  • de authenticiteit van een gebruiker en diens berichten kan worden vastgesteld;
  • de integriteit van de gegevens is gewaarborgd, dus juist, consistent en volledig;
  • het gebruik van ruimten, systemen en gegevens beperkt blijft tot daarvoor gerechtigde personen (exclusiviteit);
  • als ondertekende gegevens verstuurd zijn ze onweerlegbaar zijn door de verzender (non-repudiation)
Een belangrijk item bij beveiliging is de digitale handtekening. Ofwel: een garantie dat de afzender de afzender is. Een en ander is wettelijk geregeld. PKI: uitwerking etc.)
 
1.6 Toegankelijkheid
Dit is de manier waarop informatie via zoeksystemen beschikbaar is met inachtneming van interne en externe restricties op de openbaarheid. Daarvoor moeten per object metadata in de vorm van ontsluitingselementen worden geregistreerd. In de digitale omgeving gaat het hierbij per beschrijvingsniveau om elementen die betrekking hebben op de context, structuur, inhoud en de techniek. Het gaat ook om de manier van ontsluiting en het beheer van de objecten.

2 Fysiek niveau
Hierbij gaat het om de daadwerkelijke opslag van de analoge en digitale gegevens.

 
2.1 Gegevensdragers
De gegevens kunnen worden opgeslagen op een externe gegevensdrager zoals papier, film, tape, schijf, cd-rom en dvd
 
2.1.1 Analoge gegevensdragers
 
2.1.2 Digitale gegevensdragers
Er worden meerdere onderscheiden zoals: CD-rom, DVD, Diskette, SSD, harde schijf, USB-stick, tape
 
2.2 Software/hardware
De gegevens worden opgeslagen met behulp van hard- en software. Het gaat hierbij om opslag en distributie van gegevens op het netwerk, de servers, de werkstations middels open source software, firmware, besturingssystemen en kantoorautomatisering of procesapplicaties
 
2.2.1 Software
 
2.2.2 Hardware
 
2.3 Formaten
De gegevens kunnen met behulp van diverse opslagtechnieken worden vastgelegd.
 
2.3.1 Databases
 
2.3.2 Tekst
De 'klassieke' documenten
 
2.3.3 Structuur
 
2.3.4 Rekenbladen
 
2.3.5 Afbeelding
Tekeningen, images van teksten, foto's, dia's etc
 
2.3.6 Bewegend beeld
Film, video, animaties etc.
 
2.3.7 Geluid
Gesproken woord en muziek
 
2.3.8 Tekenset
 
2.4 Teken- en schrijfmaterialen 
 
2.5 Ruimtes
Archiefruimtes. archiefbewaarplaatsen, computerruimtes etc

Toepassen standaarden

Het bepalen van welke standaarden binnen het informatiebeheer van toepassing zijn kan aan de hand van een aantal vragen.
  • Betreft het archiefbescheiden
  • Zijn de bewaartermijnen bekend
  • Is bekend in welke vorm de gegevens aan de archiefbewaarplaats zijn over te dragen
    • Gegevens worden in analoge vorm overgebracht
    • Gegevens worden in digitale vorm overgebracht
  • Eventuele eisen aan gegevens die op termijn te vernietigen zijn
    • externe eisen
    • uitwisselbaarheid met andere systemen / gegevens is van belang en deze systemen moeten aan standaarden voldoen

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
zondag, 26 maart 2006 - 1:15am
Share/Deel
  • 130 keer gelezen