Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid

In 2001 is door het Nederlands Normalisatie Instituut de Internationale norm voor informatie en archiefmanagement (de ISO 15489-1:2001, IDT) in het Nederlands vertaald (NEN-ISO 15489-1 (nl). Op verzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft Twynstra Work Innovation in samenwerking met de Archiefschool een set Functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement ontwikkeld. Deze set van Functionele eisen formuleert op hoofdlijnen de voorwaarden waaraan de archivering van een organisatie zou moeten voldoen om de informatievoorziening in een overheidsorganisatie, met inachtneming van de beginselen van het Nederlandse archiefrecht, in overeenstemming te brengen met de NEN-ISO 15489-1 (nl). De functionele eisen waaraan betrouwbaar informatie- en archiefbeheer moet voldoen blijven op het niveau van de NEN-ISO norm nog betrekkelijk algemeen; ze behoeven een specifiekere uitwerking op het operationele niveau. Dat geldt zeker wanneer software voor het archiefsysteem ontworpen of aangeschaft moet worden.

Naar aanleiding van het opstellen van de Functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement, werd duidelijk dat een uitwerking van Specificaties voor een geautomatiseerd archiefbeheerssysteem noodzakelijk was. Met inachtneming van vooral Nederlandse wet- en regelgeving op het gebied van overheidsinformatievoorziening en archiefbeheer, de in Nederland gebruikelijke methoden, technieken en terminologie voor informatie- en archiefbeheer, en verschillende al bestaande standaards en modellen, zijn software specificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO) ontwikkeld. Met betrekking tot de certificering van applicaties op basis van de specificaties van het Amerikaanse ministerie van Defensie, de Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications (DoD 5015.2-STD) beoogt ReMANO bovendien de DoD 5015.2-STD voor Nederland te vervangen.

Voor ReMANO zijn de Model Requirements for the management of electronic records (MoReq), opgesteld op gezag van de Europese Commissie, evenwel het primaire uitgangspunt; de structuur daarvan is vrijwel ongewijzigd overgenomen, niet zozeer omdat er geen beter alternatief zou zijn, maar omdat het niet onwaarschijnlijk is dat op niet al te lange termijn leveranciers producten zullen aanbieden die aan de MoReq-specificaties voldoen. Hoe meer de Nederlandse versie overeenkomt met het Europese model, hoe gemakkelijker het is producten te vergelijken met organisatie-specifieke eisen die juist op die Nederlandse versie zijn geënt. Om zo’n vergelijking te vergemakkelijken is iedere specificatie in ReMANO voorzien van een verwijzing naar MoReq, de DoD 5015.2-STD, versies 1997 en 2002 en de Duitse de facto norm met functionele eisen voor het beheer van archiefstukken, het zogenaamde DOMEA-konzept.