Selectielijsten en vaststelling

Formeel proces

Vernietigen is een onomkeerbaar proces, Het vernietigen van informatie conform de Archiefwet maakt het vernietigingsproces zowel voor de eigen organisatie als ook voor externen transparant. Op die manier is namelijk aantoonbaar welke informatie is vernietigd, wanneer die informatie is vernietigd, waarom de informatie is vernietigd en dat zij daarom terecht is vernietigd. Redenen waarom de wetgever hoge eisen stelt aan de grondslag, het instrument en de toepassing daarvan.

Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit ingrijpend gewijzigd. Deze wijziging was een van de resultaten van de projecten die in 2006 gestart zijn op basis van het rapport Informatie op Orde. Doel van deze projecten was het aanpakken van problemen rond de kwaliteit van het informatiebeheer en archiefvorming bij het Rijk zoals die waren geconstateerd door de rijksarchiefinspectie in 2005 in haar rapport over een 'Dementerende overheid'. 

Met de wijziging van het Archiefbesluit heeft ook het formele vaststellingsproces van selectielijsten een wat ander vorm gekregen. Als een van de  belangrijkste is het vervallen van de rol van de Raad voor Cultuur te noemen. Voorheen adviseerde de Raad als onafhankelijk orgaan de ontwerp selectielijsten Dit gebeurde door de Bijzondere commissie archieven (BCA). Deze commissie toetste aan de formele wettelijke vereisten en lichtte de concepten verder door op inhoudelijke kwaliteiten, maatschappelijke aspecten, compleetheid en de toepassing van bewaartermijnen. Daarbij werd ook vaak de samenhang met andere bestaande lijsten meegenomen. Deze rol is nu voor een klein bepekrt deel in handen gelegd van de door elke individuele zorgdrager te benoemen externe deskundige 'op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie'. De vaststellingsperiode is nog steeds twintig jaar (Archiefbesluit artikel 2 lid 2). In het geval van gemeenten betekent dat de huidige in 2012 vastgestelde lijst eerst in 2032 vervangen hoeft te worden. De lijst uit 2005 is namelijk volgens het besluit uit 2012 ingetrokken.

Wanneer een zorgdrager voldoet aan de hem opgelegde verplichting om een ontwerp selectielijst te maken zal hij daarbij tenminste de functionaris die verantwoordelijk is voor het beheer bijvoorbeeld in het geval van gemeente een gemeentesecretaris en (indien benoemd) de beheerder van de archiefbewaarplaats moeten betrekken. Op dat moment moet hij ook de extern deskundige aanstellen. De eis is dat deze deskundige als onafhankelijk persoon op geen enkele wijze in een relatie met de opdrachtgever mag zijn. In het geval dat zorgdragers gezamenlijk een ontwerp maken, zoals bij gemeenten, mogen de verantwoordelijke voor het beheer en de beheerder van de archiefbewaarplaats door een enkele collega worden vervangen. In het geval van een extern deskundige zal deze nog steeds door de individuele zorgdragers benoemd moeten worden. 

Overigens is het zo dat in dit deel van het gewijzigde Archiefbesluit een strategisch informatieoverleg (SIO) niet wordt genoemd. De naam komt voor in de Nota van Toelichting van het Archiefbesluit. Daaruit  kan de conclusie uitgetrokken worden dat het instellen van een SIO niet verplicht is maar wel dringend wordt aangeraden, wat overigens ook door de VNG in 2013 via een ledenbrief is gedaan.

Presentatie

Bijgaande presentatie is gemaakt in verband met een bijeenkomst van collega's van Friese gemeenten in Franeker naar aanleiding van het concept ontwerp  gemeentelijke selectielijst 2016 die eind januari 2015 door de VNG voor commentaar aan haar leden is verzonden. In deze presentatie ligt de nadruk op het formele proces.   

Wat methode, vorm en inhoud aangaat is deze lijst een complete breuk met haar voorganger de actualisatie uit 2012 (en de voorganger uit 2005). Reden te meer om dit concept voor het ter vaststelling aanbieden aan de minister een aantal aspecten aan de hand van bijvoorbeeld de volgende vragen goed te toetsen:

1. Is het proces conform de wettelijke vereisten verlopen (van belang ivm de Algemene wet bestuursrecht en de rechtsgrond voor vernietiging)
2. Voldoet het resultaat aan de vormvereisten van het Archiefbesluit 1995 (art. 2-5)
3. Zijn de afgegeven mandaten correct
   1. Mandaat voor het laten vaststellen van de lijst door de Minister
   2. Mandaat namens de deelnemende Colleges voor de aanstelling van de onafhankelijk extern deskundige (Archiefbesluit 1995, art. 3 en 3a)
4. Is de gekozen vorm van de lijst geschikt om in te zetten in de praktijk 
5. Dekt de lijst alle taken van de organisatie volledig
6. Is de lijst wat opzet betreft evenwichting
7. Zijn opgenomen bewaartermijnen en momenten waarop vernietiging plaats moet vinden correct.

Daarbij kan ook de vraag gesteld worden welk doel een selectielijst dient. Is het bedoeld om, zoals de wet eigenlijk ook voorschrijft, een wettelijke basis (grondslag) te bieden voor vernietiging. Of is daarnaast ook het doel dat de lijst als product direct een gestandaardiseerd, in digitale systemen te implementeren instrument is.