U bent hier

Home

Records management by design

Naar aanleiding van: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7107016557851004928?

Tegen het motto: waarom het eenvoudig doen wanneer het ook moeilijk kan

Beelden

Ik moet zeggen dat het samengestelde begrip records management by design mij beter in de oren klinkt dan archiving by design. Dit woordgebruik geeft mij het gevoel dat primair het gezichtspunt (context) van de processen (en projecten) van een organisatie centraal staat (waar het in eerste instantie ook om moet gaan) en iets minder dat van de archiefbeherende instellingen. Laamijdet onverlet dat die laatsten vanwege het toekomstige beheer wel hun inbreng moeten hebben.  Wat mijns inziens die instellingen niet Pas op valkuilmoeten doen is op de stoel van de bedrijfsvoering van een  organisatie gaan zitten. Dat is vragen om niveauvergissingen. Ook moeten ze voorkomen dat een dergelijk beeld van op de stoel zitten ontstaat.

Niet nieuw

Records management by design, zeg maar (mijn invulling) het georganiseerd en planmatig implementeren van de eisen die vanuit de wet aan een informatiehuishouding te stellen zijn, is natuurlijk niet nieuw.  Ik hoef woorden als registratuurplan, ordeningsplan en basisarchiefcode maar te noemen. Ook het KB 1823 en het KB uit 1950 waren daar mooie voorbeelden van.

Ploeteren

Wat mij steeds blijft verbazen is dat we na meer dan 40 jaar digitalisering nog steeds niet in staat zijn het goede werk van onze voorgangers uit de registraturen en DIV-afdelingen, wel in een iets moderner jasje,

te behouden en  uit te laten voeren. Kennelijk waren (en zijn) we zo overdonderd door de dominantie en verleidingen van de  ICT en tegelijkertijd zelf in zekere mate wat ingedut dat we bijna het kind met het badwater hebben laten weggooien.  Het lijkt erop dat we het regie over ons verhaal kwijt zijn geraakt en dat ons vak door anderen heruitgevonden moest worden. Wat hier en daar ook al is gebeurd.

Op een of andere manier weten we onze vakmatige inbreng niet het niveau te laten ontstijgen van wensen, goede bedoelingen, mantra's, woorden en het formuleren van (herhalingen van) ideeën en plannen.  Allemaal uitgevoerd in programma's  en projecten onder regie van buitenstaanders met slechts incidentele resultaten. En dat alles weer omgezet in regelgeving, hoogdravend beleid, semi wetenschappelijke verhandelingen, methodes, ongefundeerde uitspraken, meningen gebaseerd op aannames,  best practices, referentiekaders, baselines, adviezen van dure externen,  enzovoorts. Ontwikkelingen die incidenteel en kortcyclisch zijn (begrotingsperiode, verkiezingen) en vaak gestimuleerd door verstorende systemische belangen zoals methodes van financiering, verdelen van budgetten, bestaande verplichtingen, function creep, grote invloed van externen en leveranciers, personeelsbeleid. taakstellingen en wat dan ook. Dit alles is samen te vatten onder de noemer van groot nietszeggend taalspel met een hoge maatschappelijke prijs en met uiteindelijk te veel verliezers.

NIeuwe kleren van de keizerOok een, wat iedereen ten onrechte, nieuwe wet noemt zal daar niet veel aan veranderen. Deze heeft meer iets van de nieuwe kleren van de keizer. En zolang er niet iets fundamenteels gaat veranderen zal er niet veel gebeuren.  De ervaringen uit het verleden zijn wat dat betreft een lering voor het heden en de toekomst. Wat er nu weer naar boven is gekomen hoe de Wet open overheid wordt uitgevoerd spreekt boekdelen. Je zou zelfs kunnen stellen dat er genoeg politici en bestuurders rondlopen die daar ook geen belang bij hebben.

Domein

Zoals bekend is de kern van het vak van de informatiebeheerder redelijk beperkt en tegelijkertijd veelomvattend. Het heeft wel wat van de Tardis van dr. Who. Aan de buitenkant niet opvallend, maar aan de binnenkant groots en geavanceerd.

Het gaat om, zo lang dat nodig is, het toegankelijk en beschikbaar houden van alles waarmee documenten, zoveel mogelijk in hun oorspronkelijk vorm inclusief hun context kunnen worden gereproduceerd.  De zorg voor het voortbestaan van dat geheel (preserveren) en op basis van fundamentele waarden  (ethiek) een belangrijk aandeel te hebben in het waarderen, selecteren en vernietigen van deze documenten.  En dat alles is natuurlijk uit te voeren op aantoonbare wijze! 

Om verdere maatschappelijke schade, dure achterstanden  en onnodig verlies van informatie te voorkomen moet er wel wat gedaan worden. Niet  alles weer opnieuw uitvinden, er is al genoeg uitgevonden. Maar gewoon beginnen, implementeren en doen. De voorwaarde is een gezonde bestuurscultuur die openbaarheid en transparantie wel als iets natuurlijks beschouwd en koestert. In zo'n context kunnen besluitvormers (politici en managers) die begrijpen waarover ze besluiten nemen en welke maatschappelijke, democratische rechtstatelijke en individuelen belangen zij daarmee bedienen, doorpakken. Dan is een beperkte bestuurderswerkelijkheid te voorkomen.

Proactiviteit

Proactief is een woord dat ook al meer dan 40 jaar wordt gebezigd, meer als intentie dan dan als resultaat. Maar inhoud geven aan dat woord vraagt ook wel wat van de deelnemers.  Vooraan meedoen in het proces van architecten en ontwerpers van processen en systemen is voor de informatiebeheerders (records managers en archivarissen) een voorwaarde om hun werk succesvol uit te kunnen voeren. Dat betekent ook meedoen op het moment dat er iets gaat veranderen (systemen, taken, organisaties). 

Kennis en inzicht

"Je gaat het pas zien als je het door hebt. En je hebt het pas door wanneer je er aan toe bent"

Dat meedoen kan alleen als je je eigen vak als een ambachtsvrouw of -man grondig in de vingers hebt, dat je dat vak kunt vertalen naar het digitale paradigma en op basis daarvan weet wat je te melden hebt (en wat niet), inziet wat de prioriteiten zijn en besluiten durven nemen. Met een goede fundamentele ondergrond zie je meestal wel dat wat ingewikkeld lijkt niet zo ingewikkeld is.

Maar dit is niet het enige, het is ook van belang dat je je gesprekspartners begrijpt, zoals deze op basis van gelijkwaardigheid en respect moeite zullen moeten doen om jou te begrijpen.  

Dat betekent nogmaals wel dat je het eigen vakgebied in zijn essentie (fundamenteel) moet doorzien en beheersen en niet onbelangrijk beschikt over een digitaal denkraam. En dat je je daarbij niet laat afleiden door de hypes van de digitale wereld en alles wat daaromheen cirkelt.

Vermijd verder zoveel mogelijk in allerlei verbanden woorden als archief en archiveren. Ondanks wat iedereen zegt of zal zeggen, dit soort woorden blijft van afleiden van de essentie. Dit soort woorden is alleen te gebruiken wanneer de gesprekspartners ze echt begrijpt. Voorkom dat je niet ter zake doende debatten beland over nut en noodzaak. Val niet in de valkuilen van semiwetenschappelijke discussies die meestal de intentie hebben ongewenst mijdend gedrag te rechtvaardigen. De vraag wat archiefbescheiden zijn is bijvoorbeeld niet van belang (en zeker in de dagelijkse praktijk onnodig). Zeg waar het op staat en dat elke snipper overheidsinformatie een archiefstuk is.

Ter afsluiting

Let wel ik ben wel blij met een begrip als records management by design, maar gebruik het dan wel op een passende manier en bedenk dat er ongeacht welke techniek je ook tegenkomt de vakmatige onderstromen laten zien dat er niet veel echt nieuws is.

In plaat van noten, links in alfabetische volgorde

 

Ook gepubliceerd op LinkedIn op 17 september 2023:  https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7108772204963614720/

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
zaterdag, 16 september 2023 - 1:34pm
Share/Deel
  • 113 keer gelezen