Nr.:
24
Het archiefsysteem bevat de volgende processen:
- identificeren (bepalen of het archiefbescheiden zijn);
- waarderen (bepalen van de waarde en de bewaartermijn);
- opnemen (in het archiefsysteem);
- registreren (vastleggen van (primaire) kenmerken);
- klasseren (koppelen aan proces, project, activiteit, product, handeling);
- opslaan (in een bestand op een gegevensdrager);
- toegankelijk maken (voorzien van extra kenmerken);
- volgen (procesvoortgang, rappel);
- verwijderen (ten behoeve van overbrenging of vernietiging); en
- documenteren (vastleggen van informatie over de voorgaande activiteiten).
Toelichting:
- De processen komen uit de NEN-ISO 15489.
- De term archiveren is hier bewust niet gebruikt omdat het tot verwarring, onjuiste beeldvorming en verkeerde conclusies leidt.
- In het dagelijkse spraakgebruik wordt onder het begrip archiveren meestal begrepen het afgeven van documenten en dossiers aan team DI ten behoeve van bewaring en beschikbaarstelling. Vanuit de optiek van het traditionele papieren archief is dat, hoewel niet optimaal, een werkbare betekenis. Het werken in een digitale omgeving maakt een andere benadering nodig, waarbij de archieffunctie bij het begin van processen en projecten al geïmplementeerd moet zijn.
- Volgens ReMANO2004 is het een containerbegrip dat alle processen van het archiefsysteem omvat. Het archiveren begint bij de opname (capture) en eindigt, indien toegestaan en mogelijk, bij de feitelijke vernietiging.
- Archiveren is het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.
- Het is duidelijker om te stellen dat de archieffunctie van toepassing is van de wieg tot het graf en eigenlijk al eerder.
Onderwerp:
Informatiemodel:
Grondslag:
- 839 keer gelezen