Preservation metadata

Het begrip

Met dit begrip wordt informatie aangeduid die nodig is voor het beheer, behoud en waarborging van de authenticiteit en betrouwbaarheid van digitale gegevens. Het begrip metadata is in dit verband te definiëren als ‘gestructureerde gegevens over objecten die kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van de verschillende beheershandelingen ’. De bedoeling is dat een digitaal document of bestand tijdens zijn hele leven vergezeld blijft van een set documentaire informatie over de toegankelijkheid, beschikbaarheid, het uitgevoerde beheer en beheershandelingen, duurzaamheid, authenticiteit etc. (een zogenaamde ‘wrapper’). Als het bestand de patient is dan is deze set metadata te beschouwen als het patientendossier. Het dossier blijft tenminste net zo lang bestaan als de patient die het beschrijft leeft en in sommige gevallen nog langer.

Er zijn al veel standaarden beschikbaar. Zo is op het terrein van toegankelijkheid de Dublin Core Metadata Element Set de belangrijkste wereldwijd erkende standaard. Landen als Australië en Nieuw Zeeland hebben deze standaard overgenomen en uitgebreid met een 4-tal eigen elementen.

Het idee is dat voor preservation ook een dergelijke set van kernelementen (Core element set) ontwikkeld kan en moet worden.

Uitwisselbaarheid

Standaardisatie en de mogelijkheid tot uitwisseling van gegevens binnen een organisatie en tussen organisaties, tussen domeinen (bijv. gemeente en provincie) en door de tijd heen zijn de twee centrale componenten. De uitwisseling zou bij voorkeur moeten plaatsvinden zonder menselijke tussenkomst (interoperatibility = uitwisselbaarheid).

Wanneer dergelijke vormen van uitwisseling bestaan zou dat grote mogelijkheden bieden voor het (duurzame) beheer, de toegankelijkheid, beschikbaarheid en interpreteerbaarheid van de gegevens, het samenvoegen of splitsen van bestanden (bijvoorbeeld bij organisatiewijziging), conversies en migraties (vervanging in de zin van de Archiefwet) en het overdragen van bestanden naar andere organisaties waaronder de archiefdiensten.

Lagen

Dergelijke vormen van uitwisselbaarheid zijn alleen mogelijk wanneer door organisaties op verschillende informatie-niveaus afspraken over standaardisatie zijn gemaakt. De betrokken niveaus zijn weer te geven als gestapelde lagen. Van boven naar beneden zijn dit :

• een beschrijving van het domein in de vorm van modellen, classificatieschema’s en begrippenlijsten (ontologie/taxonomie/thesaurus),
• schema’s van de te beheren documenten en bestanden met gebruikmaking van bijvoorbeeld RDF of XML-schema,
• het gebruik van talen als XML waarmee coderingstalen zoals RDF beschreven kunnen worden en
• de technische protocollen waarmee op machineniveau de uitwisseling kan plaatsvinden (in het bijzonder UNICODE en URI ).

Een dergelijk lagenmodel komt onder de naam layercake voor in het model van het semantisch web dat onder andere door Tim Berners-Lee wordt ontwikkeld.

De huidige ontwikkelingen in beschouwing nemend lijkt het erop dat het informatiebeheer van een overheidsorganisatie met het bepalen van standaarden, de uitwerking van de digitale archieffunctie en de opzet en invoering van een structuurplan informatiebeheer op onderdelen heel langzaam naar dit model groeit. Deze ontwikkelingen betekenen vanuit het perspectief van de archieffunctie een extra argument voor de introductie van modellen en methodes waarop onder andere RMA’s zijn gebaseerd.

XML

In dit kader prevaleert het gebruik van XML boven het grootschalig toepassen van PDF. Hierbij is wel aan te tekenen dat het enkele feit dat moderne officepakketten bestanden in XML-formaat kunnen opslaan absoluut niet voldoende is om te voldoen aan de eisen van de Regeling geordende en toegankelijke staat.

Om optimaal van XML gebruik te kunnen maken zullen van standaarddocumenten als (besluit)nota’s, brieven, memo’s, rapporten etc. eerst XML-schema’s gemaakt moeten worden. Dit heeft wel enige overeenkomst met het ontwerpen van formulieren en sjablonen in de huisstijl. Voor gemeenten ligt het voor de hand dat gemeenschappelijk aan deze uitdaging gewerkt zal moeten worden. Bijvoorbeeld op dezelde manier waarop de ruim 400 gemeentelijke processen en producten zijn beschreven.