Op slot of ontsloten; Keuze van een ontsluitingsmethode voor documentaire informatie

Informatie speelt een belangrijke rol in de samenleving. Toegang tot informatie krijgen is soms een heel probleem, het geven van toegang tot die informatie is vaak een nog groter probleem. Zeker voor kleinschalige organisaties zoals bedrijven, bibliotheken, archieven, documentatie instellingen, verenigingen, die zich niet voldoende professionele krachten op het gebied van de documentaire informatieverzorging kunnen veroorloven.

Toch is het ontsluiten van de inhoud van allerlei relevante informatiedragers van groot belang voor het voortbestaan van de organisatie. Gebruikers moeten immers in staat worden gesteld om een maximum aan gewenste informatie uit de aanwezige documenten te kunnen halen.

Het is niet eenvoudig een ontsluitingsmethode te kiezen die volledig beantwoordt aan de behoefte aan documentaire informatie van een kleinschalige organisatie. Vaak kan men niet uit de voeten met de bestaande ontsluitingsmethoden, classificatieschema’s, trefwoordensystemen en thesauri, die worden gebruikt in grotere bibliotheken, archieven, documentatie -instellingen en bedrijven. Het is daarom zaak dat deze organisaties een ontsluitingsmethode kiezen die afgestemd is op de eigen collectie, de eigen gebruikers, het beschikbare budget en het reeds aanwezige eigen documentaire informatiesysteem.

Kleinschalige organisaties kunnen met behulp van deze publicatie kiezen voor een goede ontsluitingsmethode. Dit aan de hand van een praktische leidraad, daar in de vakliteratuur een praktijkgerichte aanpak vaak ontbreekt.
De nadruk komt te liggen op de onderwerpsontsluiting met behulp van woordsystemen, zoals trefwoordensystemen, thesauri en classificatieschema’s en niet zozeer op formele ontsluiting. Dit hangt samen met de achtergrond waartegen deze brochure tot stand is gekomen.