U bent hier

Management of electronic records: Issues and guidelines; Prepared by the Advisory Committee for the Coordination of Information Systems (ACCIS)

TitelManagement of electronic records: Issues and guidelines; Prepared by the Advisory Committee for the Coordination of Information Systems (ACCIS)
PublicatietypeRapport
Publicatiejaar1990
Pagina's186
Publicatiedatum05/1990
UitgeverUnited Nations
Plaats uitgaveNew York
ISBN Nummer10: 9211003482
RefMan313
Samenvatting

The ACCIS report was the result of the work of an international interdisciplinary group of UN professionals and external consultants with major contributions by David Bearman, Tora Bikson and Charles Dollar under the leadership of Richard E. Barry from 1987-1989.

In het rapport wordt regelmatig een relatie gelegd tussen de inhoudelijke waarde van gegevens en aanvaardbare kosten om gegevens te bewaren. Een belangrijk onderdeel van archiefbeheer als beheersfunctie is het in een zo vroeg mogelijk stadium aangeven, wanneer de vraag naar bescheiden (gegevens) is afgelopen (de administratieve waarde is afgenomen), dat bescheiden vernietigd kunnen worden en dat bescheiden met een duurzame waarde bewaard blijven. Gebruikte termen zijn permanent value en continuing value. Sommige aannames die verborgen zijn bij het beheer van op papier gebaseerde systemen treden aan het daglicht bij soortgelijke maatregelen bij MLG’s. Permanente bewaring houdt in het zich vastleggen voor onbekende kosten voor onbepaalde tijd. Omdat geen quantificeerbare voordelen een oneindige bewaring (permanent) kan rechtvaardigen zal het concept van permanente bewaring plaats moeten maken voor zogenaamde risk management analyses. In plaats van permanente bewaring, duurzame bewaring met regelmatige herbezinning. Het voortdurend afwegen van kosten van bewaring tegenover het nut van bewaring. Omgekeerd het risico van te snel iets verwijderen omdat de kosten zo hoog zijn. Zeker in het geval van MLG’s zal dit oude concept opgegeven moeten worden omdat de kosten substantieel (fors) zijn en onderworpen zijn aan variabelen die het onmogelijk maken een voorspelling te doen. Zelfs niet wanneer het gaat over een periode van  10 jaar. Gevolg van introductie van het concept van continuing value, archiefbescheiden met een duurzame waarde, is dat men zich committeert aan een voortdurend proces van herbezinning op de kosten en baten van het bewaren van MLG’s. Deze herbezinning kan niet op vaste momenten omdat in het geval van MLG’s de kosten afhangen van technologische wijzigingen buiten de MLG’s om en van de benodigdheden om de gegevens naar nieuwe omgevingen om te zetten.

Aantekeningen

Dit bijzondere en nog steeds actuele rapport was in het begin van de negentiger jaren een goede basis voor de aanpak van de problematiek rond wat toen nog Machine Leesbare Gegevensbestanden (MLG’s) heette, later als digitale duurzaamheid door het leven ging en nu duurzame toegankelijkheid heet.

Bevat de thematisering die ik ook op deze site gebruik onder de noemer 'levenscyclus'.

 

Citation Keyref_313
Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 16 september 2008 - 7:00am
Share/Deel