Green Archiving, Digitale archivering en het milieu

Managementsamenvatting (blz.6 - 8)

De explosief groeiende informatiemassa legt een steeds grotere druk op informatie en archiveringssytemen. Zij kunnen de enorme massa aan informatie nauwelijks meer verwerken. De negatieve gevolgen van de groei aan digitale informatie bemoeilijken het afleggen van verantwoording binnen organisaties. Een van deze negatieve gevolgen zijn de schadelijke milieueffecten. Dit milieuprobleem wordt onderzocht binnen het bijzondere lectoraat Digital Archiving & Compliance aan de Hogeschool van Amsterdam, Media Creatie en Informatie. Green Archiving richt zich op op milieuproblematiek van (digitale) informatieopslag. In dit onderzoek heeft het belang van de realisatie van een methodiek van Green Archiving centraal gestaan, vooral met betrekking tot digitale informatie. Omdat Green Archiving een nieuw onderwerp is binnen de informatiebeheersector dient dit onderzoek tevens als introductie op de nieuwe methodiek. Voor het realiseren van Green Archiving zijn drie verschillende onderdelen nodig:

1. Green Computing: de mogelijkheden van klimaatneutrale opslag van digitale informatie.
2. Informatie-afstemming: het vastleggen van de functionele verantwoording voor de archivering van informatie en het aanwijzen van het bewaarniveau.
3. De methodiek van waardering, selectie en vernietiging: daadwerkelijk inzetten en uitvoeren.

Kennisintegratie tussen archivistiek, informatiekunde en informatietechnologie is hierbij essentieel. In dit onderzoek is gekeken naar de mogelijkheid om ‘groene’ en ‘duurzame’ aspecten toe te voegen aan de informatiewaardeketen. Het onderzoek geeft antwoord op de vraag hoe de methodiek van waardering, selectie en vernietiging daadwerkelijk ingezet en uitgevoerd kan worden in de digitale omgeving. Hierbij is de volgende probleemstelling gehanteerd:

‘Hoe kan archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernietiging, toegepast worden om de explosieve groei van digitale overheidsinformatie te beperken en een bijdrage leveren aan het terugbrengen van de schade aan het milieu?’

Om antwoord te verkrijgen op de probleemstelling is gebruik gemaakt van de volgende zes deelvragen:

1. Wat is de huidige impact op het milieu van de explosieve groei van opgeslagen digitale overheidsinformatie?
2. Wat is Green Computing en wat is hier de noodzaak van?
3. Kan de ‘Environmental Pillar’ toegepast worden op digitale overheidsinformatie?
4. Wat is de huidige methodiek van waardering, selectie en vernietiging van digitale overheidsinformatie?
5. Wat houdt de Green Archiving methodiek precies in? Welke archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernieitiging kan een bijdrage leveren aan Green Computing en hiermee Green Archiving mogelijk maken?
6. Hoe kan Green Archiving zo worden veralgemenisererd dat overheidsorganisaties zich bewust worden van het belang ervan en deze ook gaan toepassen?

Het doel van dit onderzoek is ten eerste om bewustwording te creëren bij erfgoedinstellingen zoals archiefdiensten, van het belang van Green Archiving. Vervolgens is het doel om de onderdelen van Green Archiving zo te veralgemeniseren dat deze ook toegepast kunnen worden.
De probleem- en onderzoeksdoelstelling zijn met behulp van literatuuronderzoek en kwalitatief onderzoek tot stand gebracht. Het literatuuronderzoek is verricht aan de hand van verschillende online artikelen. Door middel van het literatuuronderzoek is in de eerste drie hoofdstukken antwoord gegeven op de eerste drie deelvragen. Hiermee is de huidige situatie rondom de groei van digitale informatie en het milieuproblematiek duidelijk geworden. De bevindingen uit het literatuuronderzoek zijn gebruikt en getoetst tijdens het kwalitatief onderzoek.

Het kwalitatief onderzoek bestond uit een achttal gesprekken met experts uit de praktijk. Door middel van de gesprekken is de huidige situatie rondom de methodiek van waardering, selectie en vernietiging in de digitale omgeving in kaart gebracht. Hiermee worden de laatste drie deelvragen in de laatste drie hoofdstukken beantwoord. Voor praktische toetsing van Green Archiving is een kleine casus uitgevoerd bij het Nederlands Muziek Instituut en is een seminar gevolgd bij het cybercenter van KPN in Almere. Hieruit is gebleken wat de grootste problemen en oplossingen zijn voor het realiseren van Green Archiving.

De bevindingen die tot stand zijn gekomen door het beantwoorden van de deelvragen hebben tot het volgende antwoord op de probleemstelling geleid:

‘Voor een breedgedragen acceptatie en realisatie van Green Archiving door de overheid dienen er maatregelen genomen te worden om de organisatorische en technologische problemen van digitale archivering (en vooral van waardering, selectie en vernietiging) te verhelpen. Organisatorisch ontbreekt het bewustzijn van het belang hiervan. Technologisch is er veel meer mogelijk dan de overheid momenteel doet. Deze maatregelen komen samen in het model van het zaaksyteem. Op centraal niveau dient het model toegepast te worden binnen de omgeving van de uitvoering en inspectie van de overheid.
Door middel van informatie-afstemming kan binnen het model een systematiek van (automatische) selectie en vernietiging ontwikkeld worden. Hierdoor wordt het mogelijk om gecontroleerd te vernietigen en blijft alleen informatie van waarde opgeslagen. Dit zal leiden tot het terugdringen van de groei in de opslag van digitale informatie. Samen met de initiatieven van Green Computing kan hiermee de schadelijke gevolgen van digitale informatieopslag beperkt worden.’

Dit onderzoek brengt toegevoegde waarde aan de bestaande discussies over de problemen rondom de digitale informatiehuishouding van de overheid. De resultaten van het onderzoek geven een verkennend beeld van de problemen en oplossingen rondom Green Archiving.
Tijdens dit onderzoek is over een aantal kwesties tegenspraak ontstaan. Hier kunnen in de toekomst verdere interessante discussies of vervolgonderzoek uit ontstaan. Deze discussies moeten er uiteindelijk toe leiden dat de taboes rondom digitale vernietiging worden doorbroken en de methodiek van Green Archiving vorm en leven krijgt in de praktijk. Wanneer dit gebeurd, heeft dit onderzoek zijn doel bereikt.