Bij het woord document bestaat vaak het beeld dat het gaat om een brief, een rapport, een nota, een verslag etc. Een beeld dat is geërfd van een eeuwenoude analoge werkelijkheid. Maar in de digitale wereld vallen onder dit begrip bijvoorbeeld ook e-mail berichten, berichten uit het berichtenverkeer tussen het digitaal loket en tussen de verschillende applicaties, de website en onderdelen van de website, audio- en videostreams en zelfs applicaties voor het GBA, BAG en de financiële administratie. De laatsten zijn in feite digitale registers. In de huidige tijd is de reikwijdte van het begrip ‘document’ veel ruimer dan voorheen. Met als gevolg dat de materie ook veel complexer is geworden dan voorheen.
De invulling van het antwoord op de vraag wat digitale informatie, of een digitaal document, is hangt af van de achtergrond en het gezichtspunt van de persoon die de vraag stelt of ermee werkt.
Primair zijn er een drietal gezichtspunten te onderkennen
- De gebruiker
- De ICT-er
- De archivaris
Voor een gebruiker is een document het ding waar hij of zij in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden mee te maken heeft. Een document moet kunnen worden gecreëerd, geraadpleegd, gekopieerd, gewijzigd, gewist, ontvangen, gevonden, verzonden, afgedrukt. Op het scherm wordt het vaak weergegeven als een representatie van de papieren werkelijkheid. De metafoor is dan de A4, zoals ook de map of een ladekast de metafoor is voor de directory. Zijn werkomgeving is een bureaublad dat afhankelijk van het type gebruiker netjes en opgeruimd is of een wirwar van iconen. Voor de gebruiker is dus, het document gelijk aan datgene wat als informatie wordt gepresenteerd. Ook de ICT-er en de archivaris/records manager zijn in dit geval nog gewone gebruikers.
Voor de ICT-er als beheerder gaat het om digitale bestanden, files, applicaties, de netwerken, de werkstations en de servers. In feite de voorzieningen die het de gebruiker mogelijk maken met digitale documenten te werken. Een ICT-er zal een document vaak gelijk stellen aan een bestand1.
Voor een archivaris is een document een verzameling gestructureerde gegevens die op een bepaald moment in het kader van een proces, project of andere activiteit is vastgelegd. Een archivaris heeft weer een eigen benadering die voortkomt uit het vakgebied van oorkondenleer2 en verwerkt is in wettelijke verplichtingen, de wensen van de organisatie en de (maatschappelijke) bewaarbelangen3. Om aan deze eisen, wensen en behoeften te kunnen voldoen zal het mogelijk moeten zijn om documenten en informatie in een dynamische omgeving te fixeren en te bewaren, zoals ze zijn aangetroffen of worden aangeleverd. De fixatie en bewaring zullen moeten gebeuren op een manier dat het voortbestaan over vele jaren is verzekerd, met de garanties voor de betrouwbaarheid, vindbaarheid en bruikbaarheid.
Een archivaris heeft vervolgens ook nog te maken met de papieren én met de digitale realiteit. Om greep op de problematiek van fixeren, bewaren en gebruiken te krijgen moet hij daarom uitgaan van een bepaalde abstractie van die realiteiten. Een dergelijk abstract model moet aan de ene kant onafhankelijk zijn van het soort gebruik en de toegepaste techniek en aan de andere kant juist daarmee rekening houden. Dit gezichtspunt van de archivaris is het vertrekpunt van deze tekst.
Natuurlijk bestaat er ook nog zoiets als het gezichtspunt van verantwoordelijken zoals de zorgdrager (bestuurlijk verantwoordelijke), de procesverantwoordelijke, de auditor en de jurist,. Deze verantwoordelijkheid uit zich in de manier waarop de aanbevelingen ten aanzien van de digitale bestanden en bestandsformaten worden omgezet in beleid en geïmplementeerd in de bestaande processen en digitale systemen.
- 1. Is een bestand/file een document?
A file is not a document in its own right, it merely describes a document that comes into existence when the file is interpreted by the program that produced it. Without this program (or equivalent software), the document is a cryptic hostage of its own encoding.
Jeff Rothenberg, Ensuring the Longevity of Digital Documents, Scientific American, 1995. (Vol. 272, Number 1, blz. 26)
- 2. tekst
- 3. Zie bijvoorbeeld het eerste lid van artikel 11 van het Archiefbesluit 1995:
De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
(onderstreping van mij, http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/#HoofdstukIV_Artikel11 )
De manier waarop daaraan vorm gegeven moet worden is opgenomen in de Archiefregeling uit 2010, de artikelen 16-25. (http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041#Hoofdstuk3)
Informatiemodel:
- Printvriendelijke versie
- 41 keer gelezen