Besluiten waarin de vervanging van archiefbescheiden wordt gemeld moeten zodanig zijn dat duidelijk is wat er gebeurd, welke criteria worden gehanteerd, waar die criteria te raadplegen zijn.
De vormvereisten en de gewenste inhoud valt te destilleren uit de verschillende artikelen van de Archiefwet. Het besluit zal tenminste de volgende documenten als bijlage moeten bevatten:
- Een door de opdrachtgever (zorgdrager) vastgesteld plan van aanpak voor het vervangingsproject en/of vervangingsproces
- de verklaringen van instemming van de toezichthouders, bijv.controllers en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels) omtrent de waardering van de gegevens
- Indien er gegevens vernietigd worden een machtiging van de daartoe geautoriseerde functionaris(sen) en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels)
- Een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een bijvoorkeur onafhankelijke derde (accountant, auditor)
- In het geval van structurele vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven
- de concepttekst van de te publiceren bekendmakingsadvertentie
- een beschrijving van het bestand of systeem dat voor vervanging in aanmerking komt.
Levenscyclus:
Informatiemodel:
Sharte this / Add this:
Datum eerste publicatie:
vrijdag, 11 november 2005 - 10:45pm
- Printvriendelijke versie
- 45 keer gelezen