Een tweetal paradoxen

Eenvoud versus materialiteit

In het digitaal werken zitten een aantal paradoxen. Een daarvan is de schijnbare eenvoud. Met een applicatie wordt voor alle gebruikers het digitale als iets ‘eenvoudigs’ op het scherm op papier gepresenteerd. En dat op een manier dat hij of zij geen weet hoeft te hebben van de omvang van de materialiteit, de ICT voorzieningen, hardware, software, ruimtes en mensen, die op de achtergrond functioneert om dit eenvoudige mogelijk te maken1. Deze materialiteit is het domein van de functionarissen die zich bezighouden met informatiemanagement, ict, documentaire informatievoorziening en archiefbeheer. Voor de gebruikers die in hun dagelijkse werk met applicaties te maken hebben worden systemen idealiter zo ingericht dat zij zich wat betreft bewaring, toegankelijk en beschikbaar houden van informatie niet druk hoeven te maken, zij kunnen zich concentreren op de essentie van hun taken.

Nadeel is wel dat bij een doorsnee gebruiker het idee kan postvatten dat het digitaal werken wel erg eenvoudig is, terwijl hij geen weet heeft van wat onder de motorkap is geregeld en wat in de ondersteuning wordt gedaan ten aanzien van inrichting, onderhoud en beheer van het systemen en gegevens.

Snelheid versus zorgvuldigheid

Een andere paradox is dat de huidige informatietechnologie zich voordoet als snel, het hier en nu presenteert en vrij direct is. Dit is een gegeven dat vaak op gespannen voet staat met formele en organisatorische vereisten waar tijd, samenhang en zorgvuldigheid de belangrijke factoren zijn.

Voor de meeste doorsnee gebruikers is de beschikbare informatie een gegeven. Of het nu intern via de eigen systemen of extern via websites en dergelijke beschikbaar komt. De aangetroffen informatie is er om te gebruiken. Zodra het nut vervallen is hoeft, wat de meeste gebruikers betreft, deze informatie er ook niet meer te zijn. Dat vanuit het perspectief van de organisatie en de samenleving misschien anders tegen informatie moet worden aangekeken staat hier haaks op. Het andere gaat dan om de belangen die de informatie vertegenwoordigt en de beantwoording van de vraag of de informatie betrouwbaar, bruikbaar en herbruikbaar is en of de kwaliteit goed is.

Om voor deze paradoxen meer begrip te krijgen zou het goed zijn om deze tegenstellingen zichtbaar te krijgen, zodat gebruikers ook kunnen zien en begrijpen dat de informatie die zij gebruiken vaak een onderdeel is van een groter geheel en vaak ook in andere contexten (bv. ketens, data gestuurd werken, open data) goed herbruikbaar kan zijn en dat sommige informatie met reden langere tijd of permanent te bewaren is dan wel vrijwel direct te vernietigen is. Op die manier zou ook begrip kunnen ontstaan waarom sommige vragen niet direct met ICT op te lossen zijn.

• 1. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F.
  (2017).  Documents, Archives and Hyperhistorical Societies:; An Interview with Luciano Floridi.