Archiefwaardig, recordness en procesgebonden informatie

Hoewel het steeds vaker gebruikte begrip 'archiefwaardig', eigenlijk dezelfde strekking heeft als het Engelse woord recordness voelt het niet als gelijkwaardig. In de basis is er al een verschil tussen beide begrippen. Is recordness een zelfstandig naamwoord, archiefwaardig daarentegen is een bijvoeglijk naamwoord. Omdat zowel recordness als archiefwaardigheid een bepaalde status aan informatie geven met gevolgen voor beheer en behoud zal er geen discussie over de betekenis daarvan mogen bestaan.

Type woord

Het woord recordness bestaat uit twee delen: het zelfstandige naamwoord record met het achtervoegsel -ness. Het stamwoord, record, heeft betrekking op iets wat is, een ding, een object of nog beter een informatieobject en geeft dat object een bepaalde betekenis. Het achtervoegsel, te vertalen met -heid geeft de hoedanigheid van het object aan. Het totaal blijft wel een zelfstandig naamwoord.

Archiefwaardig is een bijvoeglijk naamwoord dat is opgebouwd uit twee elementen, te weten het zelfstandige naamwoord archief met daar aan gekoppeld het bijvoeglijke naamwoord waardig. In deze context heeft het woord archief betrekking op een informatieobject op een algemener niveau dan het woord record. Het is in die zin een 'container' van informatieobjecten, een conglomeraat en dus niet direct een enkel ding. Grof gezegd slaat een record op één ding en een archief op meerdere dingen.

Waardig is een woord dat op mij overkomt als iets dat eervol is, met andere woorden iets bijzonders. Archiefwaardige informatie lijkt daarom informatie die na een bepaalde ballotage de eer heeft te mogen horen bij een achtenswaardige groep. Het lijkt wel een eretitel, een epitheton ornans, niet onterecht maar voor de leek wel verwarrend. Met het achtervoegsel -heid ontstaat dan wel een zelfstandig naamwoord maar duidelijker wordt het daarmee niet.

De context bepaalt de betekenis

Zeker in de hedendaagse Angelsaksische vakliteratuur is het begrip record vrijwel een primaire term en behoeft alleen daarom al geen nadere uitleg. Er zijn natuurlijk wel andere betekenissen, zoals de rij in een database, de muziekdrager etc.

Het aardige is dat het Nederlands op hetzelfde aggregatieniveau wel een gelijkwaardige term heeft, namelijk archiefstuk. In de meervoudsvorm zijn records archiefbescheiden. Dus letterlijk overgezet zou recordness 'archiefstukheid' kunnen heten. Alleen dat is geen Nederlands woord en mooi klinkt het ook niet. Dan klinkt bijvoorbeeld archiefbescheidenheid beter.

In het Nederlands is het woord archief geen primaire term, het heeft zelfs meerdere betekenissen. Zo slaat dit begrip op zowel een organisatie die archieven beheert als een geheel van archiefbescheiden. In het dagelijkse spraakgebruik kan het woord archief betrekking hebben op willekeurig elke documentaire verzameling, of het nu een verzameling krantenknipsels betreft, een serie plakboeken, een videocollectie of een groep archiefstukken van een bepaalde organisatie. Met andere woorden de context bepaalt de betekenis.

Hiermee ben ik er nog niet. Want het begrip archief geeft nog meer mogelijkheden tot spraakverwarring. Voor sommigen heeft deze term namelijk betrekking op informatie die is overgebracht naar een archiefdienst, de bewaarplaats. Voor anderen is het vrijwel synoniem aan de informatiehuishouding van een organisatie en heeft de term betrekking op alle informatie die gedurende haar bewaartermijn op een relatie heeft met de bedrijfsprocessen van een organisatie. In dat kader wordt ook wel gesproken van procesgebonden informatie.

En dus

Kennelijk beschikken we in het Nederlands niet over een enkelvoudige primaire term waarmee we in één keer kunnen aangeven dat de informatie een archiefstuk is. We hebben dus altijd iets uit te leggen. Om de boel niet complexer te maken dan het soms al is zou ik als het even kan het begrip archiefwaardig zoveel mogelijk vermijden en gebruik maken van het samengestelde begrip procesgebonden informatie.

Wat ook kan is de betekenis van het woord archiefwaardig in te perken op een manier dat we het alleen hebben over de kwaliteit van informatie die technisch gezien voldoet aan de eisen van de goede, geordende en toegankelijke staat.

Of anders misschien toch maar de term archiefbescheidenheid introduceren?.