Archiefregeling

Via de site van het Nationaal Archief

• de duurzaamheid van archiefbescheiden (art. 11 Archiefbesluit) is nu terug te vinden in de artikelen 3-15 van de nieuwe Archiefregeling.
• De geordende en toegankelijke staat (art. 12 Archiefbesluit) is te vinden in art, 16-26 en
• de algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en -bewaarplaatsen (art. 13 Archiefbesluit) in art. 27-57.

Een belangrijke verandering is de invoering van prestatie-eisen. Niet langer staat in de richtlijn dat er tenminste 40 centimeter ruimte moet zitten tussen archiefkasten en het plafond, maar dat de ruimte brandveilig moet zijn. De praktijk in de afgelopen jaren heeft uitgewezen dat veel van de voorgeschreven normen te specifiek waren, te gedetailleerd en onvoldoende onderbouwd. Bovendien bleken ze vaak op het moment van bekendmaking alweer verouderd door de snelle ontwikkelingen in de informatietechnologie en in de toepassing daarvan in de informatiehuishouding.

Veranderingen m.b.t. geordende en toegankelijke staat
In de nieuwe Archiefregeling zijn enige zaken veranderd. Dat geldt o.a. voor het gedeelte dat over geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden gaat. De wijzigingen zijn niet echt fundamenteel, maar zijn scherper en naar de laatste stand van zaken geformuleerd en enigszins anders geordend.

Niet langer wordt bijvoorbeeld gesproken over verplichte opslagformaten voor digitaal archiefmateriaal. Een evaluatiecommissie heeft enkele jaren geleden vastgesteld dat de technologie zo snel voortschrijdt dat exacte normen voorschrijven nauwelijks zinvol is. Bij een papieren archief is het duidelijk; papier en inhoud zijn één geheel. Bij digitaal ligt het niet zo eenvoudig. Het document is wat je op je scherm ziet, maar in een computer is het als een (gecodeerd) binair bestand opgeslagen. Om dat weer leesbaar op het scherm te krijgen is software nodig die het opgeslagen computerbestand interpreteert. In veel gevallen is dat specifieke leveranciersgebonden software waarvan niet precies bekend is hoe het werkt en dat maakt het lastig voor derden om digitale informatie te beheren. In de nieuwe regeling worden daarom prestatie-eisen gesteld aan het opslagformaat, vooral dat open standaarden worden gebruikt, waarvan precies bekend is hoe ze in elkaar zitten. En dat is anders dan in de oude regeling.

Een ander verschil is dat in de nieuwe regeling expliciet wordt verwezen naar enige NEN-ISO standaarden, zoals de NEN-ISO 23081 (metagegevens voor informatie- en archiefbeheer). De NEN-ISO 15489 (informatie- en archiefbeheer) wordt in de toelichting genoemd als belangrijk kader voor de kwaliteit van informatie.

Verder is overlap tussen de oude Regeling art. 11 (duurzaamheid) en 12 (geordende en toegankelijke staat) verdwenen en is een aanwijzing opgenomen over hoe om te gaan met digitale handtekeningen.