Op deze pagina volgt een voorbeeld van een stappenplan dat als basis kan dienen voor het opstellen voor een procedure voor vervanging. Een dergelijke procedure kan door de zorgdrager als een toetsbare beleidsregel worden vastgesteld. Het volgen van een dergelijke procedure kan een bijdrage leveren aan de wens tot garanderen van de authenticiteit van de betrokken informatie. Een dergelijke procedure is onderdeel van het informatiebeleid. Aan de toepasbaarheid van de Archiefregeling zijn aparte pagina's gewijd.
Wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden zoals conversie, migratie, substitutie worden vooraf aan de voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris gemeld. DIt is om deze in staat te stellen hierover te adviseren.
2 De werkgroep
Door of namens de verantwoordelijke wordt een werkgroep ingesteld, bestaande uit de proceseigenaar of personen die hem vervangen, de gebruikers en tenminste vertegenwoordigers of toetsers uit de disciplines Documentaire Informatievoorziening (DIV) als uitvoerders van de archieffunctie, Informatiemanagement en ICT, Architecten en Juristen op het terrein van auteursrecht en privacy. De werkgroep kan verder aangevuld worden met vertegenwoordigers van disciplines uit de dienst die ook als belanghebbende zijn aan te merken.
Indien het gaat om vervanging in de zin van de Archiefwet, stelt de werkgroep een plan van aanpak op.
De werkgroep bepaalt in hoeverre de Regeling geordende en toegankelijke staat van toepassing is.
Indien het geen archiefbescheiden zijn of indien het geen vervanging in de zin van de wet betreft, wordt hiervan een verklaring opgemaakt.
Opstellen plan van aanpak (= projectplan)
De werkgroep stelt een plan van aanpak op dat tenminste de volgende onderdelen bevat:
Een beschrijving van het doel en het gebruik van het informatiesysteem (de systemen) en een beschrijving van de informatie;
Het resultaat en de bevindingen van de waardering van de betrokken gegevens met de context;
Opgave van de functionarissen die bij vervanging en vernietiging hun consent moeten geven (afhankelijk van de beheersregels);
Een verschillenanalyse of andersoortige overzichten waarmee aangegeven kan worden waar gegevens uit het oude systeem in het nieuwe systeem terecht zullen komen, indien nodig met opgave van de veranderde context en functionaliteit;
Een testplan met:
Een overzicht van de testgegevens, deze kunnen worden samengesteld op basis van steekproeven en een inschatting van te verwachten problemen;
Een checklist en de randvoorwaarden voor de test;
Een overzicht van de samenstelling van de testgroep alsmede een beschrijving van de taak van de testgroep;
De bepaling van het moment van test;
Een tijdpad of planning;
Een beschrijving van het gewenste resultaat en de methode van beheer en toezicht;
Een beschrijving van de momenten van rapportage over de voortgang aan de opdrachtgever;
Een opgave van de persoon of instantie die de eindcontrole doet.
Een begroting van de te verwachten kosten
Het plan van aanpak wordt door of namens de opdrachtgever vastgesteld.
Er zijn vier soorten vervanging te onderscheiden. Te weten analoog naar analoog, analoog naar digitaal, digitaal naar digitaal en digitaal naar analoog
Ten ondersteuning van de authenticiteitswaarborging zal de uiteindelijke test door een onafhankelijke derde, bij voorkeur een edp-auditor, gecontroleerd moeten worden.
In het structuurplan informatiebeheer is/wordt de procedure rond vernietiging opgenomen. Waardering is het eerste onderdeel van die procedure. In somminge gevallen zal de feitelijke vernietiging pas plaats kunnen vinden op grond van het geldende beheersregels na machtiging van de beheerder van de archiefbewaarplaats.
Indien het plan van aanpak is vastgesteld door de opdrachtgever kan de werkgroep beginnen met de voorbereidingen van de uitvoering van de vervanging.
De werkgroep draagt zorg voor de acceptatietesten de externe toetsing.
De werkgroep bereidt op grond van het vastgestelde plan van aanpak het besluit van de zorgdrager voor.
Indien de vervanging gegevens betreft die voor permanente bewaring in aanmerking komen vraagt de opdrachtgever voordat het besluit genomen kan worden namens de zorgdrager een machtiging aan.
Indien het gaat om een structurele vorm van vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven.
Het conceptbesluit bevat tenminste de volgende documenten als bijlage:
Een door de opdrachtgever vastgesteld plan van aanpak voor het vervangingsproject;
De verklaringen van instemming van de toezichthouders, bijv.controllers en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels) omtrent de waardering van de gegevens;
Indien er gegevens vernietigd worden een machtiging van de daartoe geautoriseerde functionaris(sen) en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels);
Een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een bijvoorkeur onafhankelijke derde (accountant, auditor);
In het geval van structurele vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven
De concepttekst van de te publiceren bekendmakingsadvertentie; en
indien noodzakelijk een machtiging van de minister of GS.
Het is mogelijk om een functionaris een mandaat te geven om namens de zorgdrager het besluit te nemen.
De zorgdrager of de voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris (met mandaat) neemt het besluit op grond van het plan van aanpak genoemde documenten.
Het besluit wordt als besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht bekendgemaakt.
Indien het gaat om rechtstreeks aan personen te relateren informatie wordt de mogelijkheid van beroep en bezwaar opengesteld.
5. De feitelijke vervanging
Indien na het verstrijken van de officiële bezwaartermijn tegen het besluit geen bezwaren zijn binnengekomen zorgt de werkgroep dat de feitelijke vervanging wordt uitgevoerd.
Het resultaat van de uitvoering wordt in de vorm van een evaluatieverslag gemeld aan voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris en de functionarissen die bij vervanging en vernietiging hun consent moeten geven en indien nodig het bestuursorgaan dat een machtiging moet verstrekken.
5 april 2004
(rev 4/8/2010/ en 5/11/2015)