U bent hier

G - Vervanging volgens de wet

Vervanging volgens de wet

Deze vorm van vervanging is van toepassing op


Actie:


Voer de vervanging uit zoals beschreven in artikel 7 van de Archiefwet en artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit.

NB1: De zorgdrager moet een besluit in de zin van de AWB nemen dat via de geëigende kanalen bekend gemaakt moet worden. Bijvoorbeeld de ministeries in de Staatscourant, provincies en gemeenten in hun eigen media.

NB2: Indien gegevens betreffende personen worden vervangen moeten belanghebbenden de mogelijkheid krijgen om bezwaar te kunnen maken. Hoe daar mee om te gaan is is is afhankelijk van wat een overheidsorgaan zelf heeft geregeld in de afspraken / procedures rond de bekendmaking. Dit is te overleggen met de eigen juristen.

NB3: Vervangen is een vorm van verwerking van gegevens. In het geval van persoonsgegevens bestaat de kans dat op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens betrokkenen nadrukkelijk om toestemming gevraagd moet worden. Dit is te overleggen met de eigen juristen.

NB4: Voor digitale informatie loopt de route iets anders omdat de Archiefregeling in artikel 25 hierover (niet correcte?) aanvullende bepalingen bevat. Dit betreft het onderdeel digitaal => digitaal.


Archiefregeling
Art 25
lid 2
Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.

Archiefbesluit
Art 6
lid 1
De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
lid 2
De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om machtiging als bedoeld in artikel 7 van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2 eerste lid.

Art 8
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grand waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.


Elementen als verantwoordelijken, doel en gebruik van de informatie moet wel gedocumenteerd worden, zie hiervoor artikel 2 van het Archiefbesluit 1995

Archiefbesluit
Art 2
Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties en bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:
a. de taak van het desbetreffende orgaan;
b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekende en voor historisch onderzoek.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:45pm
Share/Deel