Het is geen vervanging
Actie:
In principe bent u volgens de Archiefwet nu klaar, het proces kan starten. Alleen het is wel aan te raden het besluit dat er geen sprake was van vervanging vast te leggen. Het resultaat van het proces kan namelijk niet achteraf nog als vervanging aangemerkt worden.
Als het wel de bedoeling is op een later tijdstip te gaan vervangen, dan staan de volgende opties open:
- Alsnog het proces doorlopen;
- Op een later tijdstip het proces doorlopen;
- Het proces niet meer doorlopen en een van beide onderdelen, het origineel of de kopie, op grond van een selectielijst voor vernietiging aanwijzen. Let op dat dan de kopie niet de status heeft van het origineel. Door het gebruik van de gegevens binnen een bepaald bedrijfsproces kan het wel een eigen status hebben gekregen.
Er is bijvoorbeeld geen sprake van vervanging wanneer de organisatie besluit het originele systeem voor de voorgeschreven bewaartermijn beschikbaar, raadpleegbaar leesbaar en interpreteerbaar te houden.
Daar zit een zeker risico in omdat dan het oude systeem met de data en mogelijkerwijs de oude hardware in stand moet blijven. Zie hiervoor het onderdeel snapshot.
Informatiemodel:
Levenscyclus:
Grondslag:
- Printvriendelijke versie
- 36 keer gelezen