Reference manager

Wat schermafdrukken van mijn Reference Manager (RefMan) waarmee ik onder andere de documenttypecatalogus, het woordenboek informatiebeheer en het overzicht van bronnen samenstel.

Centraal in deze toepassing staan aantekeningen van verschillende aard (typen zijn bijvoorbeeld: samenvattingen, notities, stellingen, citaten, transcripties, definities, complete inhoud van documenten (mits niet te lang) etc.).

De applicatie is ontworpen met de metafoor van het klassieke systeemkaartje voor ogen. Bovenaan een kaartje werd in de meeste gevallen een term of trefwoord genoteerd als onderwerp. Vervolgens wordt een aantekening gemaakt met een verwijzing naar de herkomst of bron.

Doel van deze applicatie is voor mij  de mogelijkheid te hebben snel informatie over een bepaald aandachtsgebied te kunnen invoeren, te onderhouden en vooral in samenhang te kunnen raadplegen. Het raadplegen is via verschillende gezichtspunten mogelijk (thema's en termen).

De database is in eerste instantie opgezet om aantekeningen te kunnen maken over het informatiebeheer in de ruimste zin van het woord. De eerste aantekeningen zijn nog ingevoerd in een Asksam database. Deze database, NOTEREN.ASK, bevatte de mogelijkheid

• voor het registreren van aantekeningen met publicaties en
• apart voor het registreren van berichten en artikelen.

In 1991 ben ik daarmee begonnen, eerst in Asksam versie 4.1 daarna versie 5.

Begin 1997 heb ik deze gegevens gemigreerd naar MS-Access. Dat had te maken met de introductie van Microsoft office bij de gemeente Groningen. Dit was toen  nog versie 2.0. In deze omgeving hen ik  het datamodel voorzichtig uitgebreid. De gegevens en de functionaliteiten stonden toen  nog in één enkel Accessbestand (noteren.mdb).

In 1998 heb ik alle gegevens geconverteerd naar Ms-Access97. In deze versie zijn het datamodel en de functionaliteiten verder uitgebreid. Hier heb ik ook een scheiding aangebracht tussen de gegevens en de functionaliteiten door ze te plaatsen in twee aparte bestanden. De koppeling wordt iedere keer bij het starten opnieuw getest. Verder heb ik sindsdien ook de mogelijkheid om via een links de originele digitale of gedigitaliseerde documenten te kunnen raadplegen. Ook kunnen documenten,die buiten de database om in een directorystructuur zijn opgeslagen, vanuit de database geraadpleegd worden.

Eind 2001 is het geheel geconverteerd naar Access2000. In deze versie heb ik weer extra functionaliteiten toegevoegd, waaronder de de mogelijkheid om op flexibele wijze een thesaurus te onderhouden.

Met de komst van Access2003 ben ik gestopt met het onderhouden van de Acces97 versie.

Sinds 2011 maakte ik gebruik van Access 2010 met het nieuwe bestandsformaat (accdb in plaats van mdb). Daarna ben ik overgestapt op Access 2016 en nu maak ik via Office 365 gebruik van steeds de meest recente versie.

Wat getallen (per 8 juni 2023):