Een document van meer dan 500 jaar oud, aan te treffen in de charterberging in een van de depots van het Historisch Centrum Leeuwarden HCL). Een document, een charter, dat ondanks zijn hoge leeftijd gewoon in perfecte staat is. Goed leesbaar met twee waarmerken in de vorm van uithangende zegels.

Dit document heeft dus een lange  reis door de tijd achter de rug. En het is zeker de bedoeling dat deze reis op zo veilig mogelijke manier wordt voortgezet..

A piece of Semantic Information (SI) consists of three constant elements

1. a context (C),
2. an activity (A) and
3. an information object (Io)

SI is not self contained communicates through inbound and outbound  connectors with other pieces of SI.

Dit Engelstalige schema geeft weer hoe vanuit het perspectief van het records management het uitwisselen (zenden en ontvangen) van informatie er uitziet. Het is een heel algemeen model. Heel kort gezegd wordt vanuit elk proces, procect of andere activiteit, als context, informatie gefixeerd in een informatieobject. Dit geheel wordt ingepakt in een eveloppe (wrapper) verzonden. De ontvangende kant neemt het pakketje in ontvangst, pakt het object uit en neemt het met de benodigde metadata,bijvoorbeeld ook afkomstig uit de enveloppe, op bij het project, proces of andere activiteit in zijn eigen context. Deze vorm van uitwisseling vindt op elke plek en op elk abstractieniveau plaats. 

Dit vindt in feite plaats op het moment dat bijvoorbeeld

Er zijn relaties te leggen tussen informatiefilosofie en informatie- en archiefbeheer. Dit biedt de mogelijkheid en vooral de basis om het vakgebied van de archivaris met filosofische methoden en gedachten een aangepast gedegen fundament te geven die een antwoord kan zijn op de digitale ontwikkelingen. Een fundament dat het papieren paradigma kan overstijgen.     

Dit lijkt op een soort wereldstekker, centraal het proces, project of activiteit waarin informatie wordt verwerkt, Er om heen de plekken waar informatie in komt (O) en weer uitgaat (Z).

Per proces, project of andere activiteit is altijd sprake van

Basiselementen

Schema (conceptmap) met een negental basiselementen waarmee de context van informatie gelaagd beschreven kan worden. Aan deze basiselementen liggen een aantal vragen ten grondslag zoals

1. Waarom wordt een activiteit (proces, project of andere activiteit) uitgevoerd
2. Om welke activiteit gaat het precies
3. Welke functionarissen, organisaties, organisatieonderdelen, personen of zelfs software-agents zijn betrokken bij deze activiteit
4. Hoe wordt de activiteit uitgevoerd
5. Welke resultaten horen bii de activiteit
6. Over welke functionaliteiten moet een actor kunnen beschikken om zijn activiteiten uit te kunnen voeren
7. Welke type informatie is bij de uitvoering van de activiteit(en) nodig
8. Welke informatieobjecten bevatten deze informatie
9. Welke techieken de functionaliteiten bieden om de activiteiten uit te kunnen voeren en die nodig zijn om de informatie te kunnen verwerken

De basiselementen zijn in de vorm van een semantische relatie (proposities) weergegeven. Dit schema is onderdeel van een informatiemodel dat in 2014 is getoond bij de KVAN-dagen in Assen en in 2016 bij het DLM-forum in Den Haag. De beide andere onderdelen van dit model bevatten de handeling zelf met een communicatiemodel, een uitwisselingsmodel en het informatieobject. Het is onderdeel van het Leeuwarder informatiemodel (LIM) uit mijn essay A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.1

Met dit schema wordt een beeld gegeven waar bepaalde aspecten, zoals rol, bewaarbelang, verantwoordelijkheden, te plaatsen zijn in het contect model. Dit model is gepubliceerd in het S@P-Jaarboek 2017 Archives in Liquid Times.1

Een digitaal document bestaat uit een of meer componenten. Elk component is in feite een enkel digitaal bestand in een bepaald formaat. Een document kan bestaan uit een samenstel van ingesloten en/of losse componenten. Een document dat is opgemaakt uit meer dan een component is een samengesteld document.

Een document, samengesteld of niet, heeft vrijwel altijd een rol in een proces, project of andere activiteit, het domein. Dit domein is tegelijkertijd het aggregatieniveau voor documenten (zaak, dossier).

Semantische informatie bestaat uit het geheel van Context, Handeling en Informatieobject.

• NB! Dit is een niet de actuele versie. Deze heb ik tijdens de KVAN dagen in 2014 in Assen laten zien. De 'outbound' en 'inbound' connectoren ontbreken.De nieuwe actuele versie staat hier

Voor alle semantische informatie (SI) geldt dat zij alleen bestaat wanneer er tegelijkertijd sprake is van én een Context (gC) én een Handeling (gH) én een Informatieobject (gI)

Over de relatie tussen conversie of emulatie of migratie en het informatiemodel.

In de Archiefregeling (AR) en haar voorganger, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (RGTA)  worden daarvoor de volgende definities gehanteerd:

Schema factual semantic information, informatiemodel van Luciano Floridi.

De afbeelding komt uit Floridi (2010)1

Wat je ziet

De presentatiekant van de gewelven in het koor van de Martinikerk in Groningen. De schilderingen zijn uit ongeveer 1540.