Informatiebeheer

Documenten, documentsoorten en documenttypen, begrippen die veel voorkomen maar waar misschien wel onduidelijkheid over is. Hieronder mijn poging tot uitleg

Documenten zijn er in soorten en maten. De ons bekende basisvormen bevatten teksten en afbeeldingen op papier of zijn in digitale vorm aan te treffen in verschillende bestandsformaten. Wat ze gemeen hebben is dat dat ze bedoeld zijn om een boodschap over te brengen maar ook om deze vast te houden.

Een continu experiment

Altijd al willen weten wat de betekenis van een bepaalde term kan zijn? Wat is nou een archiefstuk, documentaire informatievoorziening, stigmergie, een egodocument, een weblog of contextualisering, ECM, RMS, een hot spot, een zaaktype, een hma-plus, interoperabiliteit? Welke begrippen zijn daarmee geassocieerd en op wat voor manier?

Een alfabetische lijst met termen en begrippen geeft een overzicht van betekenissen. Een onderlinge relatie valt daaruit niet direct op te maken.

De onderlinge relatie en dus de context van een begrip is beter te herkennen met een gestructureerde woordenlijst zoals een thesaurus, een taxonomie of een typologie.

Binnen het vakgebied worden veel woorden en begrippen gebruikt zonder dat altijd duidelijk is wat er mee wordt bedoeld. Dit kan tot veel verwarring leiden en langs elkaar heen praten tot gevolg hebben. Door het maken van afspraken over te gebruiken begrippen en de te hanteren betekenis kan dit voorkomen worden. Volgens Weggeman 1 kan het definieëren opgevat worden als een activiteit van interpreteren, preciseren en specificeren. Met een definitie kan orde geschapen worden door het afbakenen van het aantal interpretaties dat aan het begrip gegeven kan worden. Volgens hem zijn er twee soorten definities, de voorschrijvende definitie (prescriptief) en beschrijvende definitie (descriptief). De voorschrijvende definitie bevat een bewering die een soort handelingen aanbeveelt of suggereert; normatief; "iets behoort te zijn" .

1. 1. Mathieu Weggeman, Kennismanagement; Inrichting en besturing van kennisintensieve organisaties, Scriptum management Lannoo, Schiedam, 1997.

Totaaloverzicht

Dit overzicht, mijn bibliografie in PDF-formaat bevat berichten, artikelen, teksten op websites en dergelijke die ik de afgelopen jaren als interessant of zeer interessant heb gemarkeerd. Het bestand bestaat uit 533 bladzijden.

Op deze site onderhoud ik ook een literatuurlijst.

(versie 15 december 2012)

De actualisatie van de gemeentelijke selectielijst is op 23 juni 2012 van kracht geworden. Inhoudelijk betreft het voornamelijk een aanpassing van bewaartermijnen en verwerking van nieuwe en gewijzigde wetgeving zoals de WABO en de BAG.

Voor gemeenten is het vooral interessant dat de mogelijkheid is gekomen om de bewaartermijn van clientgegevens terug te brengen tot 7 jaar.

• Het besluit tot vaststelling (Staatscourant 2012 nummer 11906) is aan te treffen op overheid.nl.
• De lijst met bijlagen is te vinden op de site van nationaal archief.
• Op de site van de Raad voor Cultuur staat het advies van de commissie archieven met wat interessante opmerkingen op bladzijde 2 over de "procedurele aspecten".

Een aantal van de bijlagen, die nog bij het voorstel uit 2011 waren opgenomen zijn ingetrokken.

De lijst is in ieder geval niet van toepassing op gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam. Zoals de VNG in 2006 al had aangekondigd moet zij daarvoor eerst gemachtigd worden (Ledenbrief van 3 februari 2006,  nr SEZ/U200600116 Lbr. 06/13).

In de digitale wereld worden veel berichten (=documenten) van de ene partij naar de andere gezonden. Ook in die omgevingen is er sprake van concepten, minuten, net-exemplaren en expedities.

Voordat een bericht verzonden kan worden is het een concept dat nog moet worden vastgesteld. Het vastgestelde exemplaar wordt vervolgens verzonden. Één exemplaar, de minuut of een net, die gelijkluidend is aan het exemplaar dat verzonden is blijft bij de zender achter. Het te verzenden emplaar, de expeditie, is voor de de ontvanger bedoeld. Gelijkluidend is zeker in de digitale omgeving te interpreteren als op alle onderdelen identiek.

De onderdelen zijn bijvoorbeeld inhoud, structuur, gedrag, meegegeven context en techniek. De omschrijvingen van de termen komen uit Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (ANV)2046.

1. Ontwikkelingsstadium - Stadium waarin een document verkeert tussen de eerste vastlegging in een ontwerp en de vorm waarin het in één of meer archieven wordt opgenomen. (ANV 45)
2. Een ontwikkelingsstadium is een status (‘formele’ stand / toestand in een zaak of proces) in het versiebeheer van een document.
3. Klad - Ontwerp van een document, bestemd voor uitwerking. (ANV  46)
4. Concept - Ontwerp van een document, bestemd voor beoordeling, bewerking of vaststelling. (ANV 47)
5. Minuut - Concept vastgesteld door een bevoegde persoon of groep personen binnen de organisatie van een archiefvormer . (ANV 48)
6. Net - Archiefstuk gelijkluidend aan de minuut in een vorm bestemd om te dienen voor kennisgeving en raadpleging. (ANV 49)
7. Expeditie - Net bestemd voor een geadresseerde. (ANV 50)

Drie gezichtspunten

Een zelfde object, gebeurtenis of wat dan ook kan vanuit verschillende achtergronden benaderd worden. Dat levert dan per achtergrond eigen gezichtspunten, benaderingswijzen en bijbehorend jargon. Deze verschillen kunnen vaak aanleiding zijn tot spraakverwarring, elkaar niet begrijpen, verschil van inzicht en langs elkaar werken zonder van ieders bestaan af te weten en wat niet meer. Dit komt op veel terreinen voor en natuurlijk ook binnen het informatiebeheer. 

Zonder auditors, controlers en archiefinspecteurs te kort te doen zijn er binnen het informatiebeheer tenminste drie gezichtspunten te herkennen. Dat zijn die van de organisatie, of zoals dat tegenwoordig heet 'de business', de informatiedeskundigen zoals informatieadviseurs,  documentaire informatievoorzieners, records managers en archivarissen en de ICT'ers.

Iedere groep kent zijn eigen achtergronden, opleidingen en context met dus ook een eigen jargon.

De organisatie ‘ziet’ het proces, de functionaliteiten, de producten met de bijbehorende gegevens zonder een duidelijk beeld te hebben wat informatietechnisch en op het terrein van documentaire informatievoorziening (records management) exact gebeurt. Dat hoeft ook niet, wanneer de informatieadviseurs (waaronder de records managers) en ICT'ers maar wel duidelijk weten wat hun eigen positie is en vanuit welke horizon en denkraam zij denken en werken.

IT (de techniek) ‘ziet’ eigenlijk alleen de hardware, software, het netwerk en de rest van de technische infrastructuur vanuit een technisch perspectief. En natuurlijk vanuit dit perspectief de gegevens die verwerkt en gecommuniceerd worden.

Documentaire informatievoorziening heeft weer een eigen uitgangspunt. Op logisch niveau staat voor haar informatie-object centraal met de functie die het heeft gekregen vanuit een context. Dit informatieobject is weer opgebouw uit de bekende elementen als context, structuur, inhoud en techniek en lagen als een presentatielaag, een verwerkingslaag en een opslag- cq bewaarlaag.

De manier van kijken heeft dus ook gevolgen voor hoe iedere partij omgaat met beheershandelingen zoals bijvoorbeel vernietigen, overdragen, vervangen.

Gevolg hiervan is dat ieder vanuit zijn eigen context een eigen begrippenapparaat meeneemt met soms dezelfde woorden maar verschillende betekenissen. Wanneer ieder voor zich dit door heeft is al een deel van de verwarring en onduidelijkheid weggewerkt.

Het hoeft geen probleem te zijn wanneer partijen elkaars woorden en termen gaan overnemen of adapteren. Het wordt wel een probleem wanneer het gebruik klakkeloos plaatsvindt en er geen aandacht of begrip is voor de achtergronden van zowel de eigen en andermans termen.

Goede vertalingen en mappingen kunnen daarbij hulp bieden.

Met dit schema in de vorm van een lagenmodel probeer ik de onderdelen weer te geven die van belang zijn voor het krijgen van een goed beeld van het totale domein van het informatiebeheer. Uiteindelijk gaat het natuurlijk om de informatie zelf, maar zonder de context is er niks.

Dit schema bevat op hoofdlijnen de onderdelen die in een metadataschema moeten voorkomen.