Informatiebeheer

Een continu experiment

Altijd al willen weten wat de betekenis van een bepaalde term kan zijn? Wat is nou een archiefstuk, documentaire informatievoorziening, stigmergie, een egodocument, een weblog of contextualisering, ECM, RMS, een hot spot, een hma-plus, interoperabiliteit? Welke begrippen zijn daarmee geassocieerd en op wat voor manier?

Een alfabetische lijst met termen en begrippen geeft een overzicht van betekenissen. Een onderlinge relatie valt daaruit niet direct op te maken.

De onderlinge relatie en dus de context van een begrip is beter te herkennen met een gestructureerde woordenlijst zoals een thesaurus, een taxonomie of een typologie.

Binnen het vakgebied worden veel woorden en begrippen gebruikt zonder dat altijd duidelijk is wat er mee wordt bedoeld. Dit kan tot veel verwarring leiden en langs elkaar heen praten tot gevolg hebben. Door het maken van afspraken over te gebruiken begrippen en de te hanteren betekenis kan dit voorkomen worden. Volgens Weggeman 1 kan het definieëren opgevat worden als een activiteit van interpreteren, preciseren en specificeren. Met een definitie kan orde geschapen worden door het afbakenen van het aantal interpretaties dat aan het begrip gegeven kan worden. Volgens hem zijn er twee soorten definities, de voorschrijvende definitie (prescriptief) en beschrijvende definitie (descriptief). De voorschrijvende definitie bevat een bewering die een soort handelingen aanbeveelt of suggereert; normatief; "iets behoort te zijn" .

1. 1. Mathieu Weggeman, Kennismanagement; Inrichting en besturing van kennisintensieve organisaties, Scriptum management Lannoo, Schiedam, 1997.

Totaaloverzicht

Dit overzicht in PDF-formaat bevat berichten, artikelen, teksten op websites en dergelijke die ik de afgelopen jaren als interessant of zeer interessant heb gemarkeerd. Het bestand bestaat uit 494 bladzijden.

Op deze site onderhoud ik ook een literatuurlijst.

(versie 8 januari 2012)

Ook dit laatste overzicht is zowel vanaf deze pagina als vanaf de pagina met overzichten als () PDF bestand te downloaden. Op de overzichtspagina staat ook meer informatie over de lijsten, met alle eerder verschenen exemplaren vanaf december 1999.

• pagina overzichten

'Welcome in the real world'

De euforie over de revolutionaire rol van internet is grenzeloos. Evgeny Morozov, schrijver van The Net Delusion, zit in een visuele arena met negen schermen en strijdt tegen het blinde cyberutopisme.

Uitzending VPRO Tegenlicht 26 september 2011

Er zitten altijd meer kanten aan een ontwikkeling. Het nieuwe vervangt niet altijd het oude. Het oude kan soms gevaarlijk adaptief zijn en de ontwikkeling naar eigen inzicht inzetten.

Over het idee van Paul Otlet dat op een dag mensen met behulp van een soort "elektrische telescoop" via een telefoonlijn toegang zouden krijgen tot een centrale gegevensbank, waarbij de resultaten van zoekacties als afbeelding via een beeldscherm zouden worden gepresenteerd.

Het filmpje houdt vrij plotseling op.

Nederlandse documentaire uit 1998 voor Noorderlicht van de VPRO over Paul Otlet.

Eind 19e begin 20e eeuw was Paul Otlet pionier op het gebied van wat we vandaag de dag informatiewetenschap of informatica noemen. Honderd jaar voor de ontwikkeling van het internet, gebruikte Otlet begrippen als 'web van kennis', link, en kennisnetwerk om zijn visie op een centrale opslagplaats van alle menselijke kennis weer te geven.

Tijdens de Algemene Ledenvergadering van de KVAN op 7 juni in Leeuwarden is de onderstaande Nederlandse vertaling van de Declaration on Archives van de ICA vastgesteld.

Archieven leggen besluiten, handelingen en herinneringen vast. Archieven zijn uniek en onvervangbaar erfgoed, doorgegeven van generatie op generatie. Archieven worden vanaf hun vorming zo beheerd, dat zij hun waarde en betekenis behouden. Zij zijn gezaghebbende bronnen van informatie, die verantwoord en transparant bestuurlijk handelen ondersteunen. Zij spelen een wezenlijke rol in de ontwikkeling van de samenleving door het veilig stellen van en het bijdragen aan individueel en gemeenschappelijk geheugen. Vrije toegang tot archieven verrijkt onze kennis van de samenleving, bevordert democratie, beschermt burgerrechten en verhoogt de kwaliteit van het leven.

Daarom erkennen wij:

• Het unieke karakter van archieven als authentieke getuigenis van bestuurlijk, cultureel en intellectueel handelen en als weerspiegeling van de ontwikkeling van samenlevingen;
   
• Het vitale belang van archieven voor de ondersteuning van efficiënte, verantwoorde en transparante bedrijfsvoering, voor de bescherming van burgerrechten, voor de vorming van individueel en collectief geheugen, voor het begrijpen van het verleden en voor het documenteren van het heden om toekomstig handelen te begeleiden;
   
• de verscheidenheid van archieven in het vastleggen van elk gebied van menselijk handelen;
   
• de veelheid van formaten waarmee archieven worden gevormd, inclusief papier, elektronische, audiovisuele en andere typen;
   
• de rol van archivarissen als professioneel opgeleide vakmensen met voortdurende scholing, die hun samenlevingen dienen bij het vormen van archieven en bij selectie, behoud en beschikbaar stellen daarvan;
   
• de gezamenlijke verantwoordelijkheid van iedereen – werknemers en beslissers in de publieke sector, eigenaren of houders van publieke of private archieven, archivarissen en andere informatiespecialisten - voor het beheer van archieven.
   

Daarom verbinden wij ons om samen te werken zodat:

• passend nationaal archiefbeleid en archiefwet- en regelgeving worden aanvaard en uitgevoerd;
   
• het beheer van archieven wordt gewaardeerd en deskundig wordt uitgevoerd door alle instanties, privaat of publiek, die bij de uitvoering van hun taken archieven vormen en gebruiken;
   
• voldoende middelen beschikbaar worden gesteld voor een goed beheer van archieven, inclusief het aanstellen van daartoe opgeleide vakmensen;
   
• archieven zodanig beheerd en bewaard worden dat hun authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid zijn gegarandeerd;
   
• archieven toegankelijk worden gemaakt voor iedereen, met inachtneming van de relevante weten regelgeving en van de rechten van individuen, archiefvormers, eigenaren en gebruikers van archieven;
   
• archieven worden gebruikt om bij te dragen aan de bevordering van verantwoord burgerschap.

Algemene vergadering van de International Council on Archives (ICA), Oslo, Noorwegen, 17 september 2010

En verder:

• Digitale versie in PDF-formaat op de site van de KVAN
• De Engelstalige versie is te vinden op de site van het Gelders Archief
• Informatie op de site van de KVAN

In het geval van informatievoorziening of – beheer komt het vaak voor dat gegevens of documenten dubbel zijn.  Maar is dat in alle gevallen wel zo? Wanneer is dan echt sprake van dubbel? 

Identiek

Om direct met de deur in huis te vallen: Gegevens of documenten zijn dubbel wanneer ze identiek en in meervoud binnen dezelfde verzameling aanwezig zijn. Centraal staan hier de begrippen 'identiek' en 'dezelfde verzameling'.  Met het woord 'identiek' wordt bedoeld dat de basiskenmerken van de gegevens of documenten hetzelfde zijn. De combinatie van de verschijningsvorm, de inhoud, de structuur en de context zijn dan gelijk.  Met ´dezelfde verzameling´ wordt bedoeld het eigen archief of eigen documentatieverzameling, dus een verzameling onder controle van één verantwoordelijke.  Andere woorden die in dit verband ook wel worden gebruikt zijn : in duplo, duplicaat, tweemaal, tweevoud, meervoud, doorslag, kopie.

Context en functie

Identieke gegevens of documenten die niet binnen dezelfde verzameling voorkomen lijken misschien wel dubbel maar zijn het niet. Niet alleen zijn er verschillende verantwoordelijkheden, ook de context of functie van deze informatie is per organisatie of onderdeel vaak anders.  In het ene geval wordt de informatie gebruikt voor bijvoorbeeld het verlenen van een vergunning of het geven van subsidie. In het andere geval kan het gaan om het afhandelen van een adviesaanvraag of het behandelen van een beroep of bezwaar  die betrekking heeft op die vergunning  of subsidieverlening.
Het is ook mogelijk dat van hetzelfde document verschillende verschijningsvormen voorkomen die ieder hun eigen functie hebben. Dit is vooral in digitale omgevingen van belang. Een e-mailbericht kan in zijn 'oorspronkelijke' vorm als 'bitstream' zijn opgeslagen, terwijl dezelfde e-mail ook bijvoorbeeld voor raadpleging buiten het e-mail programma ook nog een keer in PDF is opgenomen. De oorspronkelijke vorm kan dan juridisch bewijstechnisch van belang zijn terwijl voor de interne processen, informatief gezien, de PDF van belang is. Dan is de informatie wel in tweevoud maar niet per sé identiek of dubbel, zeker niet op het niveau van de nullen en enen.

Gelijksoortig

Het kan ook voorkomen dat gegevens of documenten niet identiek zijn maar wel in de eigen organisatie in vrijwel gelijksoortige vorm of bewerkt (geaggregeerd) in andere bestanden of systemen voorkomen. Zij lijken dan op elkaar of bevatten informatief gezien dezelfde inhoud. Ook in die gevallen is er geen sprake van dubbel maar wel van gelijksoortige informatie.  Voorbeeld zijn rapportages die gemaakt worden op basis van meer gedetailleerde gegevens in dossiers en gegevensverzamelingen.

Waardering
Wanneer er sprake is van gelijksoortige informatie, maar ook van dubbelen, is een beslissing over bewaren of vernietigen eigenlijke afhankelijk van:

• de context, het proces, project of activiteit waarbinnen die gegevens gebruikt worden en de beantwoording van de vraag of die gegevens nodig zijn om die context te kunnen begrijpen;
• de uiteenlopende functies die verschillende verschijningsvormen van dezelfde informatie kunnen hebben bijvoorbeeld een raadpleegkopie versus een origineel zoals een PDF 'afdruk'  van een E-mail bericht;
• de eventuele aanwijzing van het bewaarniveau van de gegevens. Een bewaarniveau is  het organisatorische en/of technische niveau waar de informatie bewaard moet blijven en beschikbaar moet zijn gedurende de wettelijke bewaartermijn die geldt voor een proces, zaak, project of andere activiteit.

Om het volledig digitaal werken cq zaaksgewijs werken een goede basis te geven is het nodig grip te krijgen op zaken als metadata en metadataschema's. In mijn presentatie tijdens afgelopen KVAN dagen heb ik geschetst wat binnen de gemeente Leeuwarden op dat terrein is gedaan.

Onze zoektocht liep van de NEN norm over records management metadata, baselines en Moreq2, naar uiteindelijk weer de basis van ons vak namelijk het beschrijven van archiefstukken, of zoals we tegenwoordig ook wel zeggen informatieobjecten,  dit onder verwijzing naar de Handleiding.

Uiteindelijk komt het erop neer dat een meta(data)schema in abstracte vorm een soort inventaris is waarin de organisatie en de manier waarop haar informatiehuishouding is ingericht wordt beschreven. Een en ander heeft onder andere geresulteerd in een schema, volgens sommige collega's een abstract schilderij. Dit schema geeft een idee hoe tegen de dingen (objecten, entiteiten) binnen een digitale omgeving aangekeken kan worden, hoe ze zijn te benoemen, welke elementen daarin op te nemen zijn en natuurlijk ook wat de onderlinge relatie tussen deze dingen is. 

Beschikbaar zijn:

• De presentatie van 6 juni 2011 hieronder en
• De laatste versie van het schema zelf.